Cuando vas a cerrar tu negocio, o a vender y transferir la propiedad de tu cuenta de ThinkReservations, puede ser difícil saber qué informes necesitas llevarte. La respuesta más sencilla es conservar los informes que usas habitualmente para tus registros y tu contabilidad. Siempre es útil consultar con tu contador o tenedor de libros: ellos tendrán la imagen más precisa de qué datos específicos necesitas conservar. Si no tienes acceso a un profesional de la contabilidad que conozca tu negocio, hemos preparado una lista de informes que recomendamos exportar para tus declaraciones anuales del impuesto sobre la renta, los impuestos de ocupación y las ventas mensuales o trimestrales.
Recomendaciones para negocios que usan el método de contabilidad de acumulación (Accrual):
Revenue by Account - Exporta el año completo, hasta dos años por exportación.
Si no usas el Chart of Accounts para organizar tus finanzas en activos, pasivos e ingresos, este informe no te será útil. En su lugar, te recomendamos exportar los dos informes siguientes:
Revenue by Room- Exporta cada año.
Revenue by Item- Exporta cada año.
Taxes Reports - Exporta cada informe de impuestos desde, al menos, el último año calendario completo.
Gift Certificate Liability - Exporta dos veces: una a la fecha de la transferencia y otra al cierre del año.
Deposit Liability - Exporta dos veces: una a la fecha de la transferencia y otra al cierre del año.
Guest Ledger - Exporta dos veces: una a la fecha de la transferencia y otra al cierre del año. (Solo necesitas generar este informe si tienes habilitado Night Audit Reporting.)
Payments by date - Exporta un año para validar los depósitos en el improbable caso de una auditoría del IRS.
Recomendaciones para negocios que usan el método de contabilidad de efectivo (Cash):
Payments by Type - Exporta cada año.
Informes de Gift Certificate Liability - Exporta al cierre de cada año y otra vez a la fecha de la transferencia.
Deposit Liability- Exporta al cierre de cada año y otra vez a las fechas de la transferencia.
Taxes Reports - Si usas los informes de impuestos de ThinkReservations para presentar tus impuestos, exporta cada uno de estos informes por cada mes. Si usas otro informe, exporta esos informes en su lugar.
Si no estás seguro de qué método de contabilidad usas actualmente, te recomendamos consultar con el profesional que administra tus finanzas. Sigue este enlace para obtener más información sobre la diferencia entre los métodos de contabilidad Accrual y Cash. Cash or Accrual Accounting - Considerations for the Lodging Industry
¿Qué informes debo generar la mañana de la fecha de transferencia de la propiedad?
Recomendamos generar los siguientes informes para cuantificar cualquier pasivo abierto que quizás debas incluir en tu acuerdo con el nuevo propietario. Estos informes, junto con el informe Deposit Liability, deben exportarse en la fecha de la transferencia:
Canceled Reservations
Canceled Point of Sales
Reservations by Payment Status
Point of Sales by Payment Status
Generar estos informes de los últimos 24 meses puede ayudarte a encontrar depósitos pendientes que faltan en el informe Deposit Liability. Es posible que puedas resolver algunos de estos saldos dejando la cuenta en cero con pequeños ajustes en tus registros contables. Estos son algunos escenarios posibles:
Hay un saldo pendiente en una reserva cancelada a la que le falta un cargo por cancelación. Resuélvelo agregando una línea de cargo por cancelación.
Hay un crédito pendiente por un reembolso que le diste a un cliente y que no registraste en la reserva. Resuélvelo agregando una línea de reembolso.
Hay un crédito pendiente en una reserva en la que se le debe un reembolso al cliente. Resuélvelo enviándole un cheque al cliente y agregando una línea de reembolso.
Hay un saldo pendiente que piensas cancelar contablemente. Resuélvelo creando un tipo de pago "Write-Off" y agregando un pago Write-Off por el monto que no se le cobró al huésped.
Ya sea que vendas tu negocio y transfieras la propiedad, o cierres tu cuenta de ThinkReservations, la información recomendada anteriormente es solo una guía basada en los informes más utilizados en ThinkReservations. Con nuestra orientación y la experiencia de tu contador o profesional de la contabilidad, tendrás los datos que necesitas para tus registros.
Aviso legal: Los miembros del equipo de Soporte de ThinkReservations no son profesionales certificados en impuestos sobre la renta ni en contabilidad, y no pueden brindar asesoría en estas áreas fuera de resolver dudas sobre ThinkReservations. Si necesitas asesoría sobre impuestos, comunícate con un contador de tu zona.