Esta guía tiene como objetivo responder las siguientes dos preguntas:
¿Qué reportes debo exportar cuando voy a transferir la propiedad de mi cuenta?
¿Qué reportes debo exportar cuando voy a cerrar mi cuenta?
Cuando pierdes el acceso a tu cuenta, por ejemplo al cerrar tu negocio o al vender y transferir la propiedad de tu cuenta de ThinkReservations, puede ser difícil saber qué reportes necesitas conservar. La respuesta más sencilla es ejecutar los reportes que usas regularmente para llevar tus registros y tu contabilidad, y guardarlos para poder consultarlos cuando ya no tengas acceso a tu cuenta de ThinkReservations.
Siempre es útil consultar con tu contador o tenedor de libros: es quien tiene la imagen más precisa de qué datos específicos debes conservar para tus registros. Si no tienes acceso a un profesional de contabilidad que conozca tu negocio, hemos preparado una lista de reportes que recomendamos exportar para tus declaraciones anuales de impuesto sobre la renta, los impuestos de ocupación y las ventas mensuales o trimestrales.
Recomendaciones para negocios que usan el método de contabilidad de devengo (Accrual)
Revenue by Account: expórtalo por el año completo, hasta dos años por exportación.
Si no usas el Chart of Accounts para organizar tus finanzas en activos, pasivos e ingresos, este reporte no te será útil. En su lugar, te recomendamos exportar los siguientes dos reportes:
Revenue by Room: expórtalo cada año.
Revenue by Item: expórtalo cada año.
Taxes Reports: exporta cada reporte de impuestos, remontándote al menos hasta el último año calendario completo.
Gift Certificate Liability: expórtalo dos veces, una a la fecha de la transferencia y otra al cierre del año.
Deposit Liability: expórtalo dos veces, una a la fecha de la transferencia y otra al cierre del año.
Guest Ledger: expórtalo dos veces, una a la fecha de la transferencia y otra al cierre del año. (Solo necesitarás este reporte si tienes habilitado Night Audit Reporting.)
Payments by date: expórtalo por un año para validar los depósitos en el improbable caso de una auditoría del IRS.
Recomendaciones para negocios que usan el método de contabilidad de efectivo (Cash)
Payments by Type: expórtalo para cada año.
Reportes de Gift Certificate Liability: expórtalos al cierre de cada año y nuevamente a la fecha de la transferencia.
Deposit Liability: expórtalo al cierre de cada año y nuevamente a las fechas de la transferencia.
Taxes Reports: si usas los reportes de impuestos de ThinkReservations para presentar tus impuestos, exporta cada uno de estos reportes por cada mes. Si usas otro reporte, exporta esos reportes en su lugar.
Si no estás seguro de qué método de contabilidad usas actualmente, te recomendamos consultar con el profesional que administra tus finanzas. Probablemente sea el método de devengo (Accrual), ya que es el método recomendado para el sector de alojamiento según profesionales de contabilidad con experiencia. Sigue este enlace para obtener más información sobre la diferencia entre los métodos de contabilidad de devengo y de efectivo. Cash or Accrual Accounting - Considerations for the Lodging Industry
¿Qué reportes debo exportar el día que pierda el acceso a la cuenta?
Si estás vendiendo, te recomendamos exportar los siguientes reportes para cuantificar cualquier pasivo abierto que quizás debas considerar en tu acuerdo con el nuevo propietario. Estos reportes, junto con el Deposit Liability Report, deben exportarse en la fecha de transferencia de la cuenta:
Canceled Reservations
Canceled Point of Sales
Reservations by Payment Status
Point of Sales by Payment Status
Generar estos reportes de los últimos 24 meses puede ayudarte a encontrar depósitos pendientes que falten en el Deposit Liability Report. Es posible que puedas resolver algunos de estos saldos llevando la cuenta a cero con pequeños ajustes en tus registros contables.
Estos son algunos escenarios posibles que podrías encontrar:
Hay un saldo pendiente en una reserva cancelada a la que le falta un cargo por cancelación. Resuélvelo agregando una línea de cargo por cancelación.
Hay un crédito pendiente por un reembolso al cliente que no registraste en la reserva. Resuélvelo agregando una línea de reembolso.
Hay un crédito pendiente en una reserva que corresponde al cliente. Resuélvelo enviándole un cheque al cliente y agregando una línea de reembolso.
Hay un saldo pendiente que piensas cancelar contablemente. Resuélvelo creando un tipo de pago "Write-Off" y agregando un pago Write-Off por el monto que no se le cobró al huésped.
Ya sea que estés vendiendo tu negocio y transfiriendo la propiedad, o cerrando tu cuenta de ThinkReservations, la información anterior es una guía basada en los reportes más utilizados en ThinkReservations. Con nuestra orientación y la experiencia de tu tenedor de libros o profesional de contabilidad, tendrás los datos que necesitas para tus registros.
Aviso legal: Los miembros del equipo de Soporte de ThinkReservations no son profesionales certificados en impuestos sobre la renta ni en contabilidad, y no pueden ofrecer asesoría en estas áreas más allá de responder preguntas sobre ThinkReservations. Si necesitas asesoría sobre impuestos sobre la renta, comunícate con un contador de tu zona.