Un plan de cuentas (Chart of Accounts) enumera todas las cuentas que se usan para registrar las transacciones financieras en el libro mayor de una organización. Es una parte fundamental de todo sistema contable. ThinkReservations incluye un plan de cuentas actualizable para categorizar las transacciones registradas en ThinkReservations, igual que harías con las transacciones de tu sistema contable.
Tu plan de cuentas en ThinkReservations no será tan extenso como el de tu sistema contable. Solo necesitarás las cuentas necesarias para categorizar las transacciones de ingresos, pagos e impuestos en ThinkReservations. Después de configurarla en el plan de cuentas, una cuenta se puede asignar a una habitación, un artículo, un tipo de pago o un tipo de impuesto. Una vez configurado correctamente, los reportes de contabilidad resumirán la actividad de ThinkReservations en las cuentas correctas para tus fines contables. Te recomendamos ampliamente que consultes con tu contador profesional al configurar tu plan de cuentas por primera vez.
Configurar tus cuentas en ThinkReservations
Consulta el plan de cuentas de tu sistema contable. Puedes usar el mismo nombre de cuenta en ThinkReservations y en tu sistema contable, con algunas excepciones.
Las siguientes cuentas vienen preconfiguradas en ThinkReservations y no se pueden modificar ni eliminar sin afectar negativamente tus reportes:
Nombre de la cuenta | Tipo |
Accounts Receivable | Asset |
Cash | Asset |
Check | Asset |
Credit Card | Asset |
Deposit Liability | Liability |
Direct Bill | Asset |
Gift Certificate Liability | Liability |
Guest Ledger | Asset |
Third Party Credit Card Processor | Asset |
Third Party Gift Certificate | Asset |
Uncategorized Revenue | Revenue |
Uncategorized Taxes | Liability |
Uncategorized Payments | Asset |
Para configurar una cuenta nueva en el plan de cuentas:
Haz clic en Settings > Chart of Accounts
Haz clic en el botón "New" para abrir la página New Account
Escribe el nombre de la cuenta
Elige el tipo de cuenta (Revenue, Liability, Asset)
Cuentas Revenue: solo para los ingresos que se registran en ThinkReservations. Algunas cuentas típicas son ingresos por hospedaje (habitaciones), ventas de la tienda de regalos, ventas de paquetes, bodas, renta de salas de reuniones e ingresos por alimentos y bebidas.
Cuentas Liability: para los impuestos de ventas y de hospedaje que cobras en nombre de las jurisdicciones estatales y locales.
Cuentas Asset: para tipos de pago personalizados.
Haz clic en Save.
Indícale a ThinkReservations cómo categorizar las transacciones
Ahora puedes asignar las cuentas a los objetos en ThinkReservations.
Rooms: haz clic en Settings>Rooms para ver tu lista de habitaciones. Haz clic en la habitación que quieras actualizar. Desplázate hasta la sección Revenue Accounts y elige la cuenta de ingresos a la que quieres asignar los ingresos de la habitación, los cargos por huéspedes adicionales y los cargos por mascotas. Los ingresos de las habitaciones que no estén asignadas a una cuenta se reportarán como "Uncategorized Revenue" en Accounting Reports y Revenue Reports.
Items : haz clic en Settings > Items para ver tu lista de artículos. Haz clic en el artículo que quieras actualizar. En Revenue Account, haz clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar la cuenta a la que quieres asignar los ingresos del artículo. Haz clic en Save. La actividad de los artículos que no estén asignados a una cuenta se reportará como "Uncategorized Revenue" en Accounting Reports y Revenue Reports. No necesitas asignar una cuenta a Gift Certificate, ya que la contabilidad de los certificados de regalo está codificada dentro del sistema.
Tax Types: haz clic en Settings > Taxes para ver una lista de tus impuestos. Haz clic en el impuesto que quieras actualizar. En Liability Account, haz clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar la cuenta de pasivo a la que quieres asignar la actividad de este impuesto. La actividad de los impuestos que no estén asignados a una cuenta se reportará en "Uncategorized Taxes" en Accounting Reports.
Payment Types: haz clic en Settings > Payment Types para ver una lista de tus tipos de pago personalizados. Haz clic en el tipo de pago que quieras actualizar. En Asset Account, haz clic en la flecha del menú desplegable y selecciona la cuenta a la que quieres asignar la actividad de este tipo de pago. La actividad de los pagos que no estén asignados a una cuenta se reportará en "Uncategorized Payments" en Accounting Reports.
¡Todo listo! Los reportes de contabilidad y los demás reportes resumidos por cuenta en ThinkReservations ahora mostrarán la actividad según las cuentas que configuraste.
Puedes cambiar el nombre de la cuenta y la cuenta a la que se asigna un objeto en cualquier momento. Los cambios se aplicarán de forma retroactiva a partir del día siguiente a la última fecha auditada por Night Audit.