Existen dos métodos contables básicos que puedes usar para registrar y reportar tus transacciones financieras: el método de caja y el método de devengo. Aunque solo el método de devengo cumple con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), los negocios que no manejan inventario y tienen ingresos de menos de $25 millones son libres de usar cualquiera de los dos métodos (consulta la Publicación 538 del IRS para más detalles).
El método de caja
El ingreso se reconoce cuando se reciben los pagos de los clientes, y el gasto se reconoce cuando se entregan los pagos a proveedores y suplidores.
Ventajas de la contabilidad de caja:
Es sencillo, directo y fácil de usar, similar a la forma en que podrías llevar tus finanzas personales. Hay una correlación directa entre la utilidad neta y tu cuenta bancaria.
Es ideal para pequeñas empresas de servicios que operan como propietarios únicos o sociedades y hacen negocios mediante transacciones en efectivo. Con esto nos referimos a que aceptas el pago al momento de la venta y pagas los gastos en el momento en que se generan. Puede ser una forma práctica y confiable de dar seguimiento a ingresos y gastos sin necesidad de mucha contabilidad.
Ventaja fiscal: SI aceptas el pago algún tiempo después de que tus clientes se van, puedes posponer el pago de impuestos hasta el periodo fiscal en el que cobras el pago.
Desventajas de la contabilidad de caja:
Tienes una imagen menos precisa de lo que ocurrió con los ingresos y gastos en un periodo específico.
Si vendes certificados de regalo o recibes prepagos/depósitos anticipados, el método de caja registrará el ingreso en un periodo anterior al de los gastos relacionados, lo que distorsiona la utilidad neta. Esto puede darte una falsa sensación de seguridad de que el negocio va bien cuando, en realidad, puede que no sea así.
La contabilidad de caja no requiere que lleves el control de las cuentas por cobrar ni de las cuentas por pagar, lo que puede causar problemas si no tienes controles sólidos para asegurarte de cobrar todo a tus clientes y pagar todas las facturas a tiempo.
Desventaja fiscal: SI recibes prepagos/depósitos anticipados, estás pagando impuestos sobre esos ingresos antes de ganarlos. Debes calcular y remitir manualmente el monto de los impuestos sobre ventas y de ocupación asociados a cada pago.
De igual forma, si reembolsas algún pago realizado para una reserva, tendrás que calcular el reembolso del impuesto remitido sobre ese reembolso.
El método de devengo
El ingreso se reconoce cuando se gana (el negocio proporcionó los bienes o servicios según lo acordado), y el gasto se reconoce cuando se genera (se le proporcionaron bienes o servicios al negocio según lo acordado). Se usan cuentas de pasivo (p. ej., prepagos, depósitos anticipados, cuentas por pagar) y de activo (p. ej., cuentas por cobrar) para dar seguimiento a la diferencia entre el flujo de dinero y el reconocimiento de ingresos y gastos. Este es el método que usan la mayoría de los hoteles.
Ventajas de la contabilidad de devengo:
Presenta una imagen financiera más precisa, ya que relaciona de cerca los ingresos con los gastos que implicó generarlos. Por ejemplo, los gastos variables como alimentos, sueldos y gastos de nómina, y servicios públicos probablemente fluctúen de forma similar a los ingresos a lo largo del año. El resultado te da una mejor comprensión de la rentabilidad de tu negocio en temporada alta, baja e intermedia, lo que te permite planificar mejor cada fase de tu ciclo.
Usa cuentas del balance general, como cuentas por cobrar y depósitos anticipados, para llevar el control del dinero que te deben tus clientes y de los pagos que has recibido por adelantado.
Los reportes de ThinkReservations están alineados con el método de devengo.
Ventaja fiscal: los impuestos se deben según la fecha en que se gana el ingreso (cuando el huésped se hospeda contigo). Si recibes depósitos anticipados, puedes usar ese dinero sin tener que pagar el impuesto hasta que se gane el ingreso.
Ventaja fiscal: no tienes que calcular los impuestos sobre ventas y de ocupación de los pagos recibidos ni de los reembolsos realizados.
Desventajas de la contabilidad de devengo:
Es un método más complejo que puede requerir recursos adicionales.
Desventaja fiscal: Si recibes el pago algún tiempo después de que el huésped se va, es posible que debas impuestos antes de cobrar el pago.
Otra opción: un método híbrido
Además de los métodos de caja y de devengo, el IRS permite métodos especiales de contabilidad para ciertos conceptos de ingresos y gastos, y un método híbrido que combina elementos de 2 o más de los otros métodos contables. Hay 2 estipulaciones:
Si usas el método de caja para reportar ingresos, debes usar el método de caja para reportar gastos, y
Si usas el método de devengo para reportar gastos, debes usar el método de devengo para reportar ingresos.
Sin embargo, sí puedes usar el método de devengo para reportar ingresos y el método de caja para reportar gastos. Si actualmente usas el método de caja para reportar ingresos y gastos, estas son las razones por las que podrías considerar este método híbrido:
Suponiendo que pagas tus facturas cerca del momento en que se presta el servicio, puedes disfrutar de las ventajas del método de devengo mencionadas arriba.
Puedes disfrutar de la comodidad de reportar los gastos cuando los pagas.
Aviso legal: los miembros del equipo de Soporte de ThinkReservations no son profesionales certificados en impuestos sobre la renta ni en contabilidad, y no pueden brindar asesoría en estas áreas más allá de responder preguntas sobre ThinkReservations. Si necesitas asesoría sobre impuestos sobre la renta, comunícate con un contador de tu localidad.