ThinkReservations ofrece la funcionalidad de Night Audit como complemento para las propiedades que desean mayor integridad de datos entre su sistema contable y ThinkReservations. Night Audit no tiene costo mensual, pero sí una tarifa única de configuración de $300. Night Audit será más efectivo para las propiedades que ya tienen experiencia con la auditoría nocturna, o que han desarrollado procesos disciplinados dentro de su organización para actualizar de forma oportuna y precisa las reservas y otras actividades que generan ingresos.
Night Audit es obligatorio para quienes quieran usar nuestras integraciones con QuickBooks Online o Desktop. Ten en cuenta que el precio de la integración con QuickBooks es de $35/mes. Si te interesa agregar Night Audit, comunícate con soporte.
Como cada cuenta es única, habilitar Night Audit puede tomar varias semanas por cuenta, dependiendo de qué tan precisos y actualizados estén tus reportes y tu contabilidad. Preparar tu cuenta siguiendo estos pasos nos ayudará a agilizar el proceso por ti.
El proceso de Night Audit finaliza los resultados de la actividad de un día (u otro período de tiempo que selecciones). Esto significa para ti:
Las transacciones con fecha hasta la última fecha de Night Audit ya no se pueden editar ni eliminar.
Puedes agregar un artículo, una noche de habitación o un pago a una reserva o cuenta existente, pero la transacción debe tener una fecha posterior a la última Night Audit.
Puedes coordinar la fecha de tu Night Audit con la actualización de tus registros contables, lo que aporta integridad entre ThinkReservations y tu sistema contable.
Para las fechas seleccionadas, Night Audit te guía paso a paso para revisar o "auditar" las reservas y asegurarte de que sean correctas antes de bloquear esas fechas.
Estos son los pasos:
Paso 1: muestra las reservas que debieron registrar salida en las fechas seleccionadas. Verifica que estos huéspedes se hayan ido. Si no es así, extiende su estadía en ThinkReservations antes de ejecutar Night Audit.
Paso 2: muestra las reservas con salida en las fechas seleccionadas que tienen un saldo pendiente a tu favor o a favor del huésped. Puede ser normal que una reserva muestre un saldo pendiente si se va a liquidar en el futuro. Si el saldo pendiente es incorrecto, toma las medidas necesarias para corregirlo antes de ejecutar Night Audit.
Paso 3: muestra los pagos recibidos en las fechas seleccionadas. Este paso te da la oportunidad de conciliar los pagos con tarjeta de crédito con los reportes de lotes de tu procesador de pagos, y de comparar tus otros tipos de pago con tus registros de recibos de efectivo/cheques antes de ejecutar Night Audit.
Paso 4: ofrece un enlace al Accounting Summary para que lo revises antes de finalizar Night Audit. Revisa que el reporte sea razonable y, en particular, que no haya Uncategorized Revenue, Uncategorized Payments ni Uncategorized Taxes. Antes de finalizar Night Audit, asigna una cuenta del Chart of Accounts al artículo, tipo de pago o tipo de impuesto que causó la entrada sin categorizar.
Paso 5: al hacer clic en el botón "Finalize Audit" se ejecutará Night Audit para las fechas seleccionadas, bloqueando esas fechas para nuevas transacciones y para cambios en las transacciones existentes.
Prepárate para tu primera Night Audit
Antes de ejecutar tu primera Night Audit en ThinkReservations, te ayudaremos a revisar y preparar tu historial de transacciones. Juntos nos aseguraremos de que tus datos estén completos y de que los saldos pendientes en reservas y cuentas representen un saldo realmente cobrable. Nuestro equipo técnico realizará pruebas de integridad de datos sobre tu historial almacenado para confirmar que todos los elementos de datos necesarios estén presentes y en el formato correcto. ThinkReservations ejecutará tu Night Audit inicial para finalizar tu historial hasta la fecha que especifiques.
Si planeas usar la integración con QuickBooks Online o Desktop, ten en cuenta que una vez establecida la conexión, solo las noches que hayan sido auditadas se enviarán a QuickBooks. El sistema no enviará datos de forma retroactiva, y las fechas anteriores a la conexión o a las fechas auditadas deberán ingresarse manualmente en tu software contable.
Puedes obtener más información sobre la integración con QuickBooks aquí:
Paso 1
Revisar el historial
Revisa tu historial más reciente consultando cada uno de los siguientes reportes:
Canceled Reservations report
Reservations by Payment Status report
Cancelled Point of Sales report
Point of Sales by Payment Status report.
Summary report
Te recomendamos revisar los reportes para estos rangos de fechas:
El año calendario actual hasta la fecha
El año calendario anterior, si aún no has cerrado tus registros contables de ese año.
Las reservas y cuentas con saldos pendientes deben examinarse para determinar si el saldo es preciso y legítimo. Si el saldo es erróneo, toma las medidas necesarias para corregir el error. Algunos problemas comunes son:
Reservas canceladas con un depósito retenido, pero sin un cargo por cancelación agregado a la cuenta.
Reembolsos y pagos que no se ingresaron en ThinkReservations.
Cargos por artículos vendidos que no se agregaron a la reserva o a la cuenta.
Hay que hacerle un reembolso a un cliente.
Se le hizo un reembolso a un cliente, pero la reserva o la cuenta no se canceló.
Cuando termines este paso, los saldos pendientes en reservas y cuentas de punto de venta deben representar únicamente saldos válidos que se liquidarán en una fecha futura.
Paso 2
Revisar o configurar las cuentas
Asegúrate de que cada uno de tus artículos (Items), tipos de pago y tipos de impuesto tenga una cuenta asignada. Lo notarás al ejecutar el Summary report. Si ves algo "Uncategorized", como impuestos, pagos o ingresos, es posible que debas crear una nueva cuenta en el Chart of Accounts o asignarlos a una cuenta existente.
Ve a Settings > Items y busca la columna "Revenue Account". Cada artículo debe tener una cuenta de ingresos asignada, excepto los Gift Certificates, que el sistema asigna automáticamente a Gift Certificate Liability.
Ve a Settings > Payment Types y busca la columna "Account". Cada tipo de pago debe tener una cuenta asignada.
Ve a Settings > Taxes y busca la columna "Account". Cada tipo de impuesto debe tener una cuenta asignada.
Para cada artículo, tipo de pago y tipo de impuesto, haz clic en él para asignarle una cuenta.
Luego, crea nuevas cuentas según sea necesario:
Haz clic en Chart of Accounts en "Business Configuration" dentro de Settings.
Se mostrarán todas tus cuentas existentes.
Haz clic en el botón New en la parte superior derecha.
Ingresa un nombre para la nueva cuenta. Lo más probable es que quieras crear cuentas de ingresos con nombres que coincidan con las cuentas de ingresos existentes en tu software contable.
Tipo de cuenta:
Revenue Account: úsala para artículos (Items)
Asset Account: úsala para tipos de pago (nombra la cuenta de activo igual que el tipo de pago)
Liability Account: úsala para tipos de impuesto
Repite el proceso para cada cuenta que desees crear.
Consulta nuestros artículos relacionados. ¡Comunícate con soporte si tienes alguna pregunta!