Este artículo explica nuestra integración con QuickBooks "Desktop". Si necesitas conectarte con la versión en la nube de QuickBooks, consulta aquí: Primeros pasos con QuickBooks Online.
Antes de comenzar con nuestra integración de QuickBooks, debes tener Night Audit habilitado en tu cuenta. Hay una tarifa de configuración única de $300 para poner en marcha Night Audit. Obtén más información aquí: Night Audit explicado
Paso 1. Agrega la aplicación de QuickBooks a tu cuenta
Ve a Settings > Marketplace y haz clic en Learn more en QuickBooks Desktop
Ten en cuenta que el precio de esta integración es de $35 al mes.
Haz clic en el botón verde Add application. Se abrirá la página de asignación (Mapping) de QuickBooks Desktop.
Paso 2: Asigna tus cuentas
En la página de asignación (Mapping) de QuickBooks Desktop verás tus cuentas listadas y opciones para seleccionar cuentas externas. En el futuro puedes llegar aquí haciendo clic en QuickBooks Desktop en el menú de configuración del lado izquierdo.
ACCOUNT TYPE: La primera columna muestra el nombre de la cuenta tal como aparece en ThinkReservations.
EXTERNAL TYPE: En la segunda columna seleccionarás el tipo de cuenta tal como está configurada en tu cuenta de QuickBooks.
EXTERNAL ACCOUNT: En la tercera columna escribirás el nombre de la cuenta tal como aparece en tu cuenta de QuickBooks.
Escribe los nombres de las cuentas tal como están configurados en tu cuenta de QuickBooks junto a los nombres de cuenta correspondientes de ThinkReservations.
Selecciona el tipo de cuenta en el menú desplegable. Más abajo encontrarás un resumen de los tipos de cuenta.
Ten en cuenta: durante la asignación, ThinkReservations actualmente no admite Accounts Receivable. En su lugar, deberás crear una cuenta de tipo "other asset" en QuickBooks para asignar tus cuentas por cobrar (AR) en lo siguiente:
- Accounts Receivable
- Guest Ledger
Asegúrate de que una cuenta Other Asset esté asignada a Accounts Receivable y Guest Ledger para que la integración funcione.Revisa tu lista y haz clic en el botón Save al final de la página.
AP = Cuentas por pagar (Accounts Payable)
Representa el dinero que tu negocio debe a otros por bienes o servicios recibidos que aún no se han pagado.
AR = Cuentas por cobrar (Accounts Receivable)
Una lista de transacciones relacionadas con clientes que te deben dinero.
BANK = Cuenta bancaria
Se usa para registrar las transacciones relacionadas con las cuentas corrientes, de ahorros y del mercado monetario de tu negocio.
COGS = Costo de bienes vendidos (Cost of Goods Sold)
Se usa para registrar los costos directos asociados con la producción o compra de los bienes que vende un negocio, como materias primas, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación.
EQUITY = Capital contable (Equity)
Registra los intereses de propiedad en una empresa y representa el valor neto del negocio (activos menos pasivos).
EXP = Gastos (Expenses)
Se usa para registrar el dinero gastado en operaciones del negocio, como renta, servicios públicos, suministros y más.
FIXASSET = Activos fijos (Fixed Assets)
Los activos fijos tienen una "vida útil" de un año o más. Algunos ejemplos de activos fijos son edificios, maquinaria, vehículos y muebles. Los productos que vendes no son activos fijos.
INC = Ingresos (Income)
Se usa para registrar los ingresos generados por tu negocio.
LTLIAB = Pasivo a largo plazo (Long-term Liability)
Registra deudas u obligaciones con vencimiento posterior a un año, como un préstamo a largo plazo.
OASSET = Otro activo (Other Asset)
Se usa para registrar activos que no se consideran activos corrientes ni fijos, como gastos prepagados, pagarés a corto plazo por cobrar o ciertas inversiones.
OCLIAB = Otro pasivo corriente (Other Current Liability)
Se usa para registrar deudas u obligaciones que se espera pagar dentro de un año, como depósitos, ingresos no devengados o montos adeudados por servicios específicos.
Paso 3: Exporta tus datos
Una vez que termines la asignación, ¡estás listo para comenzar!
Ve a Reports y haz clic en el reporte titulado “Journal”.
Haz clic en “Export” en la parte superior derecha y elige “QuickBooks IIF” en el menú desplegable.
Ten en cuenta: No puedes generar un archivo IIF para fechas en las que aún no se ha ejecutado Night Audit. Si lo intentas, recibirás este mensaje:
Issue generating report:
The IIF file cannot be generated because the night audit has not been run for the selected dates.
Paso 4: Importa tus datos
Ve a QuickBooks Desktop e inicia sesión en el archivo de tu empresa como Admin.
Asegúrate de estar en Single User mode.
En el menú File de QuickBooks (esquina superior izquierda), selecciona Utilities > Import > IIF Files.
Localiza el archivo .IIF que acabas de descargar, resáltalo y luego selecciona Open.
Selecciona OK en el mensaje emergente que confirma que tus datos se importaron.
Revisa los datos.