Una vez que la función Night Audit esté habilitada en tu cuenta de ThinkReservations, podrás ejecutar la Night Audit siguiendo estos pasos:
Ve a Reports > Night Audit (en la sección "Accounting").
Ingresa el rango de fechas que quieres incluir en la Night Audit.
El rango de fechas debe comenzar el día siguiente a la última Night Audit. No se permiten saltos en la secuencia de fechas.
El rango de fechas puede terminar cualquier día anterior a la fecha actual.
Puedes realizar una Night Audit de un día, una semana, un mes o cualquier otro periodo que desees, siempre que cumpla con los requisitos de los puntos a. y b. anteriores.
Haz clic en Generate para actualizar los reportes de los pasos 1 al 4.
Paso 1: Reservas que deberían tener la salida registrada. Un reporte de las reservas en las que el huésped tenía programada su salida (según la fecha de salida) durante el rango de fechas auditado.
Le da al auditor nocturno la oportunidad de verificar que los huéspedes se fueron en la fecha de salida programada.
Si el auditor nocturno encuentra un problema, detén la auditoría. Corrige la reserva para extenderla hasta la fecha de salida correcta. Vuelve a cargar el reporte de Night Audit.
Riesgo: si un huésped extiende su estadía y el sistema no se actualiza para reflejarlo antes de que se finalice la Night Audit, no podrás agregar la noche adicional al sistema.
Ejemplo: la fecha que se está auditando es el 12 de julio. Según el sistema, el huésped A tiene programada su salida el 12 de julio. En lugar de salir, el huésped A extiende su estadía y sale el 13 de julio. La persona de recepción olvida actualizar el sistema. Cuando la auditoría termina, el 12 de julio queda "congelado" y no admite adiciones, cambios ni eliminaciones. La noche del 12 de julio ya no se puede agregar como noche reservada en ThinkReservations.
Paso 2: Reservas que deberían estar pagadas por completo. Un reporte de las reservas en las que el huésped tenía programada su salida durante el rango de fechas que se está auditando Y que tienen un saldo pendiente.
Le da al auditor nocturno la oportunidad de revisar las reservas con huéspedes que ya se fueron y que tienen saldos pendientes.
La propiedad debe tener procedimientos claros para que el auditor nocturno los siga cuando queda un saldo pendiente en una reserva de un huésped que ya se fue.
El auditor nocturno puede pausar la Night Audit y procesar el pago de las reservas con saldo pendiente de huéspedes que ya se fueron, siempre que se haya conservado una forma de pago para ese fin.
Puede haber otros casos en los que no se conserve ninguna forma de pago, o en los que la propiedad le deba un saldo al huésped.
En cualquier caso, la Night Audit puede continuar sin causar problemas. El pago se puede procesar en cualquier fecha para cubrir el saldo pendiente. Los saldos pendientes de las reservas con huéspedes que ya se fueron se incluirán en el reporte Guest Ledger.
Paso 3: Conciliar pagos. Un reporte de los pagos recibidos durante el rango de fechas auditado, organizados por Payment Type.
Le da al auditor nocturno la oportunidad de revisar y conciliar los pagos recibidos durante el periodo auditado.
Los procedimientos habituales del auditor nocturno pueden incluir conciliar los pagos con tarjeta de crédito con los reportes de lote del procesador de tarjetas, conciliar los pagos en efectivo y con cheque con los registros o bitácoras de efectivo y cheques recibidos, etc.
Alerta: si el total de los pagos "Transfer" es distinto de cero, detén la auditoría y corrige el problema. Los pagos de transferencia entre reservas siempre deben sumar cero en cualquier día o periodo.
El proceso de Night Audit se puede pausar para corregir un problema. Después se puede volver a cargar el reporte de Night Audit.
Si no se puede resolver un problema crítico, la Night Audit se puede pausar hasta que se corrija. Si no es crítico, la Night Audit puede continuar y el pago se puede corregir en una fecha posterior al periodo auditado.
Paso 4: Revisar el reporte Accounting Summary. Se proporciona un enlace al reporte Accounting Summary del rango de fechas auditado. El Accounting Summary muestra la actividad por cuenta del periodo auditado como un asiento contable balanceado.
Le da al auditor nocturno la oportunidad de revisar la actividad total del periodo auditado por cuenta.
Alerta: el auditor nocturno ve reportados montos como Uncategorized Revenue, Uncategorized Taxes o Uncategorized Payments. Esto significa que algunas transacciones se registraron con un nuevo Item, Tax Type o Payment Type, pero no se asignó ninguna cuenta a ese Item, Tax Type o Payment Type. Uncategorized Payments también puede significar que los pagos de transferencia entre reservas no sumaron cero.
Riesgo: si la Night Audit se completa sin resolver las transacciones Uncategorized, esas transacciones se reportarán como Uncategorized en todos los reportes de Accounting de ThinkReservations y en otros reportes que muestran la actividad por cuenta, incluyendo las fechas en que los elementos estuvieron Uncategorized.
Detén la Night Audit y resuelve el problema antes de continuar.
Paso 5: Finalizar la auditoría.
El auditor nocturno debe marcar una casilla que indica que completó la Night Audit y que, al finalizarla, se "congelarán" las fechas auditadas, lo que impide hacer cambios en ellas.
Haz clic en Finalize Audit (basta con un solo clic).
Puede tardar 1 minuto por día. Un periodo de auditoría más largo tardará un poco más. Para saber si la Night Audit terminó, ve a Reports>>Guest Ledger. Cambia la fecha a la fecha auditada más reciente y haz clic en Generate. Si la auditoría se completó, el reporte debería ejecutarse correctamente. Si indica que hubo un error al ejecutar el reporte, la Night Audit aún no ha terminado.
Si tienes algún problema o pregunta al ejecutar una Night Audit, comunícate con el Soporte de ThinkReservations al (877) 736 - 4195, ext. 2, o escribe a Soporte a support@thinkreservations.com.