Requisitos previos: Debes estar usando la función Night Audit. ThinkReservations debe habilitar la función Accounts en tu cuenta.
La función Accounts te permite crear Cuentas de la casa para los clientes a quienes hayas aprobado condiciones de pago especiales. Los clientes pueden ser empresas, instituciones educativas, personas VIP, etc. Puedes cargar saldos de cuentas y reservas específicas a la Cuenta de la casa de un cliente, aplicar a la cuenta los pagos recibidos del cliente y generar un reporte de antigüedad de cuentas por cobrar para monitorear los saldos. Le facturas al cliente periódicamente según las condiciones de pago (por ejemplo, cada mes) por el saldo pendiente de las cuentas y reservas cargadas a su cuenta.
Tradicionalmente, las Cuentas de la casa se consideran una responsabilidad de la "parte administrativa" ("back of the house") y no de Recepción ("front of the house"). Una vez que Recepción registra el pago Direct Bill para cerrar el saldo pendiente de la reserva, la responsabilidad de cobrar el saldo pendiente pasa al departamento de contabilidad de la oficina administrativa, en la cuenta de la casa especificada. El pago Direct Bill se aplica a la cuenta de la casa cuando se ejecuta la auditoría nocturna para la fecha del pago Direct Bill. Los reportes de Payment en ThinkReservations incluyen solo los pagos que tradicionalmente registra Recepción. Los pagos registrados en las cuentas de la casa se incluyen en los reportes de Accounting, pero no se incluyen en los reportes de Payments.
Crear una Cuenta de la casa
Para agregar una nueva cuenta de la casa:
Haz clic en el ícono de ThinkReservations en la esquina superior izquierda de la barra de menú negra.
Haz clic en Accounts para abrir la lista de cuentas.
Haz clic en el botón negro "New" en la parte superior derecha de la página.
Agrega los detalles de la cuenta como desees. El único campo obligatorio es Company Name.
Haz clic en Save en la parte inferior de la página.
Cargar la estadía de un huésped a una Cuenta de la casa
Te recomendamos hacer esto solo una vez por reserva, al registrar la salida, para evitar confusiones sobre los cargos a la cuenta de la casa. (Considera cada cargo a la cuenta de la casa como una factura independiente). Cuando el huésped registre su salida:
Abre la reserva.
En Payments, haz clic en el ícono "$" (Add) para agregar un pago.
Amount = monto total adeudado.
Payment Type = Direct Bill.
Bill To = Company Name (del menú desplegable).
Payment Date = la fecha de hoy.
Haz clic en Take Payment.
Así se ve la reserva después de aplicar el pago Direct Bill.
Ver la actividad de una Cuenta de la casa:
Haz clic en el ícono de ThinkReservations en la esquina superior izquierda de la barra de menú negra.
Haz clic en Accounts para abrir la lista de cuentas.
Selecciona la cuenta de la casa que deseas ver.
La parte superior de la pantalla de la cuenta incluye el nombre de la empresa, la dirección y la información de contacto. En un recuadro se muestra la antigüedad del saldo de la cuenta y el saldo total adeudado. Los cargos Direct Bill se registran en la cuenta de la casa después de ejecutar la auditoría nocturna para la fecha del Direct Bill.
Aplicar un pago a una Cuenta de la casa
Abre la cuenta de la casa y ve a la sección New Payment.
Selecciona el tipo de pago en el menú desplegable Type. Las tarjetas de crédito no se pueden procesar a través de este portal de pagos.
Ingresa el monto del pago.
Aplica el pago a los cargos Direct Bill pendientes:
Para aplicar el pago automáticamente a los cargos más antiguos primero, haz clic en Auto Apply.
Para aplicar el pago a cargos específicos, ingresa el monto que se aplicará a cada cargo en el recuadro a la derecha del cargo. El total de los pagos aplicados a los cargos individuales debe ser igual al pago total.
Revisa que el pago aplicado sea correcto y haz clic en Apply para registrar el pago en la cuenta de la casa.
Observa que el pago se aplicó a la cuenta. La fecha del pago no se muestra en los detalles de Posting de la cuenta, pero queda registrada en el sistema como la fecha en que se ingresó el pago. El pago aparecerá en los reportes de Accounting. No aparecerá en los reportes de Payments.
Reporte de antigüedad de cuentas por cobrar
Los saldos pendientes de las Cuentas de la casa se pueden ver ejecutando el A/R Aging Report en la sección Accounting de la lista de Reports. El reporte se puede ejecutar para cualquier fecha y muestra los saldos por cuenta agrupados en intervalos de 30 días hasta 120 días, y luego los más antiguos. Aquí está el reporte al 30/11/2022 después de registrar el Direct Bill, y al 17/7/2024 después de registrar el pago.
Si tienes preguntas sobre la función Accounts o quieres habilitarla en tu propiedad, comunícate con Soporte en support@thinkreservations.com y uno de nuestros Gerentes de Cuenta con gusto te ayudará.