El módulo de Housekeeping permite a la propiedad gestionar el trabajo de limpieza programando y asignando tareas de limpieza a las camareras y camareros, y monitoreando el estado de cada habitación.
Si quieres que el módulo de Housekeeping esté habilitado en tu cuenta, comunícate con soporte.
Módulo de Housekeeping
Accede al módulo de Housekeeping a través del logotipo de ThinkReservations en la esquina superior izquierda de tu cuenta.
Esta herramienta está diseñada para ser usada por los administradores de la propiedad. Los usuarios deben tener habilitado el permiso "Can access hotel and email configuration" para acceder al módulo de Housekeeping.
El módulo de Housekeeping se compone de tres secciones:
Housekeeping
Reports
Settings
Nota: Antes de empezar a usar el módulo de Housekeeping, primero debes configurar la sección de Settings.
Settings
Sections
¿Cómo está dividida tu propiedad? Esto es diferente de los Room Groups (que generalmente se alinean con los tipos de habitación) y puede incluir habitaciones de todo tipo en cualquier sección. Algunos ejemplos de secciones son: primer piso, segundo piso, ala este y cabañas del norte. Las secciones también se pueden identificar con números. Las secciones son opcionales, pero configurarlas primero te permitirá asignar una habitación o un área común a su sección.
Configurar secciones
Para crear una sección, haz clic en el botón New en la esquina superior derecha
Para editar una sección existente, haz clic en la sección de la lista (verás que se resalta en azul cuando está seleccionada) y luego haz clic en el botón Edit.
Luego, agrega o actualiza el nombre
Se usa en los reportes Schedule by Housekeeper y Schedule by Section.
Algunos ejemplos son: Primer piso, Ala este, Interior, Exterior, Cabañas del norte.
Rooms
Tu lista de habitaciones se toma directamente de tu configuración de habitaciones (Room Settings). Para cada habitación, asigna la cantidad correspondiente de créditos de limpieza y lavandería, así como las secciones y las unidades de lavandería.
Configurar habitaciones
Para editar una habitación, haz clic en la habitación de la lista (verás que se resalta en azul cuando está seleccionada) y luego haz clic en el botón Edit.
Luego, agrega o actualiza los parámetros:
Section: Selecciona una sección de la lista de las que configuraste
Laundry Unit: Ignora esta opción y déjala configurada como "Default"; esta opción ya no se usa.
Full Clean Credits: La cantidad de tiempo/créditos que le toma a una camarera o camarero limpiar esta habitación para recibir a un nuevo huésped.
Stay Over Credits: La cantidad de tiempo/créditos que toma hacer un repaso ("tidy") o servicio de huésped que continúa su estadía (stayover).
Nota: Cada 3.er día no se agregan créditos de stayover. En su lugar, se agregan Linen Change Credits.
Linen Change Credits: La cantidad de tiempo/créditos que toma hacer un repaso ("tidy") o stayover cada 3.er día
Nota: esto reemplaza los "Stay Over Credits" cada 3.er día y supone que también vas a cambiar la ropa de cama.
Vacant Clean Credits: La cantidad de tiempo/créditos que toma revisar y quitar el polvo de las habitaciones vacías.
Nota: Los Vacant Clean Credits no se tomarán en cuenta a menos que primero se habiliten en Configuration.
Laundry Credits: Esta opción ya no se usa; ignórala.
Laundry Checkout Credits: Esta opción ya no se usa; ignórala.
¿Qué es un crédito?
Un crédito es una unidad de tiempo que se usa para medir la cantidad de trabajo necesario para limpiar una habitación. Tú decides si un crédito equivale a un minuto o a otra cantidad, como 15 minutos. El número no está programado en el sistema; simplemente tú decides qué representa un crédito en tu propiedad. Esto te ayuda a saber cuántas horas debes programar al personal de limpieza en un día determinado.
Por ejemplo, si un crédito son 15 minutos, una suite que toma 1 hora limpiar entre reservas necesitaría 4 créditos de limpieza para una limpieza completa.
Si un crédito es un minuto, entonces serían 60 créditos.
Common Areas
¿Hay áreas comunes que requieran limpieza regular o periódica por parte del personal? Estas áreas pueden incluir el comedor, los porches, las salas de estar y más. A cada área común se le asignan secciones y créditos de limpieza.
Configurar áreas comunes
Para crear un área común, haz clic en el botón New en la esquina superior derecha
Para editar un área común existente, haz clic en el área común de la lista (verás que se resalta en azul cuando está seleccionada) y luego haz clic en el botón Edit.
Luego, agrega o actualiza los parámetros:
Name: Elige un nombre para tu área común que se usará en los reportes Schedule by Housekeeper y Schedule by Section
Section: Selecciona una sección de la lista de las que configuraste
Everyday Clean Credits: La cantidad de tiempo/créditos que toma limpiar esta área a diario
Configuration
Los ajustes de Configuration te permiten personalizar cómo gestionas el trabajo de limpieza dentro de ThinkReservations.
Sync tasks:
Actívalo para que el sistema genere automáticamente tareas de Housekeeping para las habitaciones según su estado.
A continuación está la lógica que determina qué tareas se crean y cuándo:
Clean: Se genera el día de la salida de una reserva
Stay Over: Se genera cada día de una estadía de varias noches excepto el día de salida y los días de cambio de ropa de cama
Change Linens: Se genera en la noche designada por el ajuste 'Number of nights per linen change'. Por ejemplo, si está configurado en 3, se generará en la tercera noche de cualquier estadía de 4 o más noches.
Vacant Clean: Se genera para las habitaciones que no tienen un huésped que sale.
Inspection: Se genera cuando se completa una tarea de clean, stay over o vacant clean (si las inspecciones están habilitadas).
Enable inspections:
Actívalo para incluir los estados Inspecting e Inspected en tu flujo de trabajo de Housekeeping.
Enable vacant cleans:
Actívalo para que el sistema genere automáticamente una tarea de Vacant Clean para las habitaciones que no tienen un huésped que sale.
Enable linen changes:
Actívalo para que el sistema genere automáticamente una tarea de Change Linens después del número de noches que configures.
Number of nights per linen change:
Selecciona el número de noches después del cual quieres que el sistema genere una tarea de Change Linens en lugar de una tarea de Stay Over.
Show housekeeping notes for departing reservations:
Actívalo para mostrar las notas de housekeeping de una reserva en las páginas Schedule by Housekeeper y Schedule by Section.
Activity Report
El Activity Report muestra el total de créditos de limpieza asignados en un rango de fechas seleccionado, desglosado por camarera o camarero. Hay más reportes de housekeeping disponibles en el menú Reports de tu cuenta.
Housekeeping: uso diario del módulo
Dashboard
El Dashboard te da un resumen rápido del estado de cada habitación y te permite gestionar el estado de housekeeping de cada una desde un solo lugar.
#1: Status Cards
Las tarjetas en la parte superior del dashboard muestran de un vistazo cuántas habitaciones hay en cada estado de housekeeping.
#2: Room List
La lista de habitaciones te da más detalles sobre cada habitación:
Status: El estado actual de la habitación (Dirty, Cleaning, Clean, Inspecting, Inspected)
Service: El tipo de servicio de limpieza que necesita la habitación según las reservas del día
Guest: Nombre del huésped que se hospeda o sale de la habitación
Stay Duration: Cuántas noches se hospeda el huésped actual y en qué punto de la estadía se encuentra
Housekeeper: A quién está asignada la habitación
Time: Cuánto tiempo lleva la tarea de housekeeping In Progress
#3: Filters
Úsalos para filtrar tu lista de habitaciones por el estado de housekeeping actual o por sección. Los filtros de estado y de sección son acumulativos si aplicas ambos a la vez.
#4: Modify Status
Puedes modificar el estado de housekeeping directamente desde el dashboard. Haz clic en la habitación para seleccionarla (la verás resaltada en azul), luego haz clic en el botón Modify Status y selecciona el estado correcto del menú desplegable.
¡También puedes seleccionar varias habitaciones a la vez manteniendo presionada la tecla Shift o Control/Command mientras las seleccionas!
Nota: Si tienes habilitado el ajuste 'Sync tasks', ¡el estado se actualizará a dirty, cleaning o clean en tiempo real a medida que se actualicen las tareas de Housekeeping asociadas! El estado de inspección solo se puede actualizar desde el dashboard.
Assignments
La página Assignments la usará cada día la persona encargada de housekeeping para asignar el trabajo de limpieza requerido a cada integrante del personal. El selector de fecha en la esquina superior derecha mostrará por defecto la fecha de hoy, pero se puede ajustar a cualquier otra fecha según sea necesario.
Se mostrará una lista de todas las habitaciones y áreas comunes, junto con los servicios necesarios y la cantidad de créditos requeridos para cada una. Esta lista se puede filtrar por tipo de servicio o por sección usando los menús desplegables en la parte superior.
La sección Staff a la derecha muestra el número de créditos asignados a cada camarera o camarero. Esto ayuda a la persona encargada de housekeeping tanto a planificar el día como a asegurarse de que el trabajo se distribuya como se necesita.
Para asignar habitaciones y áreas comunes a integrantes específicos del personal de limpieza, selecciona los elementos de la lista. ¡Puedes mantener presionada la tecla Shift o Control/Command mientras haces clic para seleccionar varios elementos a la vez! Luego, elige a la persona de housekeeping en el menú desplegable de la esquina superior izquierda, haz clic en el botón Assign y después en Save. Para quitar una asignación, simplemente selecciona las habitaciones asignadas, elige "None" en el menú desplegable, y luego asigna y guarda.
Schedules
Después de completar la sección Assignments, se puede generar e imprimir el calendario del día. Puedes elegir imprimirlo agrupado por Housekeeper o por Section seleccionando la página correspondiente en el menú del lado izquierdo.
El selector de fecha en la esquina superior derecha mostrará por defecto la fecha de hoy, pero se puede ajustar a cualquier otra fecha según sea necesario.
Schedule by Housekeeper
Este reporte muestra el trabajo que hay que hacer, desglosado por la persona de housekeeping asignada. El trabajo sin asignar aparecerá al principio. También puedes filtrar por housekeeper usando el menú desplegable en la esquina superior derecha. Para imprimir esta página, usa el atajo de teclado Ctrl + P (Windows) o Command + P (Mac).
Schedule by Section
Este reporte muestra el trabajo que hay que hacer, desglosado por sección en lugar de por housekeeper. Las habitaciones o áreas comunes que no están asignadas a una sección aparecerán al principio. También puedes filtrar por sección usando el menú desplegable en la esquina superior derecha. Para imprimir esta página, usa el atajo de teclado Ctrl + P (Windows) o Command + P (Mac).
Front Desk Report
Cuando gestionas los estados y las tareas de Housekeeping, esta información se actualiza automáticamente en el Front Desk Report.
En el lado izquierdo verás cada habitación con un ícono que representa el estado de Housekeeping. En el lado derecho verás tus listas de Llegadas y Salidas. Cuando una habitación ha sido limpiada e inspeccionada, verás aparecer una marca de verificación en la lista de Llegadas, lo que indica que la habitación está lista para un huésped. Actualiza esta página con frecuencia para ver la información más reciente.
Crear camareras y camareros como usuarios:
Como los créditos se asignan para ayudar a programar al personal, se recomienda crear un usuario de housekeeper para cada integrante de tu equipo de limpieza. Estos usuarios se pueden configurar individualmente con inicios de sesión únicos, mostrando el nombre de cada persona en los menús correspondientes. También puedes crear usuarios genéricos, como Housekeeper 1, 2, 3, y así sucesivamente.
Al crear usuarios de housekeeper, asegúrate de marcarlos como "Is a housekeeper" en User Management. Los usuarios de housekeeper tienen acceso a la misma lista de permisos que los demás usuarios, por lo que puedes seleccionar los permisos adecuados para cada uno.
Otras herramientas de housekeeping:
Clean/Dirty Flags - Si el módulo de Housekeeping es más de lo que necesitas y solo quieres saber si una habitación está limpia o sucia, considera las banderas de clean/dirty en el calendario de reservas. Conoce más aquí.