ThinkReservations permite agregar hasta dos archivos adjuntos a los correos electrónicos que se envían de forma automática o manual. Hay varias formas de agregar información a los correos: escribir la información directamente en el correo, agregar un enlace a la información (por ejemplo, un enlace a una página especial o a un documento en tu sitio web) o adjuntar un archivo al correo.
En este artículo veremos cómo crear un documento y adjuntarlo a una plantilla de correo electrónico. El ejemplo que usaremos es agregar un formulario de autorización de tarjeta de crédito.
Paso 1: Crea el archivo adjunto
Crea el archivo adjunto con tu aplicación de procesamiento de texto favorita. Cuando termines, guarda o exporta el archivo como un archivo .docx de MS Word. Aunque no uses Microsoft Word, la mayoría de los programas de procesamiento de texto te permiten hacerlo. Al final de este artículo encontrarás un ejemplo adjunto.
¡Compatibilidad total con variables personalizadas!
Agrega imágenes como prefieras.
Paso 2: Agrega el documento a ThinkReservations
Ve a Settings > Print Templates > New
Selecciona "Create a new document"
Ve a "Upload your document here" y sube el archivo que creaste o el archivo de ejemplo que está al final de este artículo.
Haz clic en Save.
Paso 3: Crea una plantilla de correo electrónico
Si ya tienes una plantilla de correo electrónico que quieras usar, ¡puedes omitir este paso!
Ve a Settings > Email Templates > New
Completa el formulario New Email Template como prefieras, con un nombre interno, el Subject y el cuerpo del mensaje.
Justo debajo del cuerpo del mensaje hay un menú desplegable donde puedes seleccionar tus archivos adjuntos.
Haz clic para ver una plantilla de correo electrónico de ejemplo
Haz clic para ver una plantilla de correo electrónico de ejemplo
Nombre sugerido: Autorización de tarjeta de crédito
Subject: [Acción requerida] ¡Por favor completa el formulario de autorización adjunto!
Message: Hola ${customer.full_name}:
Gracias por elegir ${business.name}. Para asegurar tu próxima reserva con el ID de confirmación ${reservation.confirmation_id}, te pedimos que completes y nos devuelvas el Formulario de autorización de tarjeta de crédito adjunto. Esto es necesario porque el titular de la tarjeta no es un huésped que pernocte y esté presente en la propiedad.
Por favor, sigue estos pasos:
<b> 1. Descarga el PDF adjunto.
2. Completa con cuidado todos los campos obligatorios.
3. Devuelve el formulario completado.</b>
Envía el formulario a nuestro Dropbox seguro con <a href="https://www.dropbox.com/request/sample.EXAMPLE.sample/">este enlace</a>. No dudes en avisarnos si tienes alguna pregunta al enviar tu formulario.
Tu reserva quedará confirmada una vez que recibamos y procesemos el formulario. Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
¡Esperamos recibirte en ${business.name}!
Una nota sobre las solicitudes de archivos de Dropbox:
Dropbox ofrece un servicio para compartir archivos que permite que cualquier persona, incluso sin una cuenta de Dropbox, envíe un archivo de forma segura a tu cuenta de Dropbox. Es un sistema unidireccional que permite a los huéspedes enviar archivos, pero no acceder a los archivos enviados por otros.
Obtén más información aquí.
Paso 4: Adjunta la plantilla de impresión a la plantilla de correo electrónico
Ve a Settings > Email Templates
Selecciona la plantilla de correo electrónico a la que quieres agregar el archivo adjunto.
Justo debajo del cuerpo del mensaje hay un menú desplegable donde puedes seleccionar tus archivos adjuntos.
Selecciona la plantilla de impresión que quieres adjuntar.
Haz clic en Save cuando termines.
Cada vez que se envíe este correo, la plantilla de impresión se agregará como archivo adjunto. El sistema reemplazará las variables personalizadas y lo convertirá a PDF.