El recorrido de un pago
Cada pago de un huésped pasa por tres etapas, y cada etapa tiene su propia página:
El pago se procesa. Se cobra la tarjeta del huésped. → Míralo en la página Payments.
Los fondos llegan a tu saldo de ThinkPayments. Tu saldo funciona como una cuenta de retención donde los fondos cobrados esperan para ser enviados a tu banco. → Míralo en la página Payouts (y en la página Balances, que muestra la misma información).
Los fondos se depositan en tu banco. Según tu calendario de liquidaciones, los lotes de fondos cobrados se envían a tu cuenta bancaria. → Mira los depósitos en la página Payouts, y consulta qué había dentro de cada uno en el reporte Payout Reconciliation.
El trayecto de la etapa 1 a la etapa 3 toma unos días hábiles. Esa diferencia de tiempo es la clave para entender por qué estas páginas muestran totales distintos para las mismas fechas.
La página Payments: tu registro de transacciones
La página Payments enumera cada intento de transacción, exitoso o no. Puedes filtrar por Amount, Email, Date, Status y Payment method, y puedes hacer clic en cualquier transacción para ver sus detalles, incluido el ID de confirmación de la reserva en el campo Description.
Qué significa cada estado:
Status | Qué pasó | ¿Se cobró el dinero? |
Succeeded | El pago se completó. | Sí |
Failed | La tarjeta fue rechazada o el pago no se pudo completar. | No |
Canceled | Se inició un pago pero nunca se completó, y se liberó la retención. | No |
Refunded | El pago fue exitoso y después se reembolsó por completo. | Se cobró y luego se devolvió |
Sobre las transacciones Canceled: a veces puedes ver una transacción Canceled con el mismo monto que una Succeeded, con apenas unos momentos de diferencia. Esto suele pasar cuando un pago se intenta más de una vez, por ejemplo, si se hace clic dos veces en un botón, o si un primer intento no se completa y se vuelve a intentar. Solo la transacción Succeeded cobró dinero. La Canceled nunca le cobró al huésped, no se incluye en tus liquidaciones y no requiere ninguna acción. (Es posible que los huéspedes vean brevemente la autorización liberada como una retención pendiente en el estado de cuenta de su tarjeta, hasta que su banco la elimine.)
Sobre el botón Export: los archivos CSV exportados muestran las marcas de tiempo en UTC (Tiempo Universal Coordinado), mientras que la página en pantalla usa tu zona horaria local. Por eso, una transacción de la noche puede aparecer con la fecha del día siguiente en una exportación. Tenlo en cuenta si comparas una exportación con otros reportes.
La página Payouts: tu saldo y tus depósitos
La página Payouts es tu vista del dinero en movimiento. En la parte superior verás:
Tu saldo total actual: fondos cobrados que esperan ser depositados.
Tu próxima liquidación: el monto estimado y la fecha programada de tu próximo depósito. Puedes ajustar tu calendario de liquidaciones directamente desde esta página.
Debajo está tu historial de liquidaciones: una lista de cada depósito enviado a tu banco, que puedes filtrar por Status, Amount, Method y Date. Cada liquidación de esta lista debe coincidir exactamente con un depósito en tu estado de cuenta bancario.
La página Balances muestra el mismo saldo y la misma información de la próxima liquidación; es simplemente otra forma de llegar a ella.
Payouts vs. Payout Reconciliation, en una línea: la página Payouts te dice que se envió un depósito, cuándo y por cuánto. El reporte Payout Reconciliation te dice qué incluía.
El reporte Payout Reconciliation: tu decodificador de depósitos
El reporte Payout Reconciliation responde la pregunta:
“Mi banco muestra un depósito de ThinkPayments. ¿Qué incluye?”
Para cualquier rango de fechas que selecciones, muestra tres secciones:
Balance summary Una vista general de tu saldo en el periodo: con cuánto empezaste, la actividad de entrada y salida, las liquidaciones enviadas a tu banco y con cuánto terminaste.
Payout reconciliation Un desglose de cada liquidación depositada en tu banco durante las fechas seleccionadas, agrupada por categoría (cargos, reembolsos, comisiones). Usa el botón Download para exportar una lista detallada de cada transacción incluida en esas liquidaciones.
Ending balance reconciliation Transacciones que se cobraron pero aún no se han liquidado al último día de tu rango. Es tu dinero, todavía en tránsito. Llegará en un depósito futuro.
Por qué los números difieren para las mismas fechas
Cada pago Succeeded aparece eventualmente dentro de una liquidación. Es el mismo dinero, visto en distintos momentos de su recorrido. Pero si seleccionas el mismo rango de fechas en cada página, obtendrás totales distintos, y es por diseño:
| Página Payments | Página Payouts / Payout Reconciliation |
Organizada por: | La fecha en que el pago fue procesado | La fecha en que el dinero fue depositado |
Un pago hecho el 28 de junio aparece... | El 28 de junio | En un depósito de principios de julio |
Un depósito recibido el 2 de junio contiene... | Pagos de finales de mayo | La liquidación del 2 de junio |
Ideal para: | Revisar la actividad de transacciones | Cuadrar con tu estado de cuenta bancario |
Como las liquidaciones tardan unos días hábiles en llegar a tu banco:
Los depósitos de principios de mes contienen los últimos pagos del mes anterior.
Los últimos pagos del mes todavía no estarán en ninguna liquidación. Búscalos en la sección Ending balance reconciliation.
No hay una regla fija que alinee las vistas (como “pagos más un día”). El momento de la liquidación cambia con los fines de semana y los días festivos bancarios. Un pago del martes podría depositarse en dos días; uno del viernes podría tardar cuatro o más.
La misma lógica aplica a tu Credit Card Batch Report de ThinkReservations, que, igual que la página Payments, está organizado por fecha de procesamiento. Coincidirá con la página Payments, no con la página Payouts ni con el reporte Payout Reconciliation.
Conciliación de transacciones de ThinkPayments con depósitos bancarios
Los depósitos que llegan a tu cuenta bancaria por el procesamiento de pagos de ThinkPayments no coincidirán exactamente con los totales de pagos registrados en ThinkPayments. Esto es normal: las comisiones de procesamiento y los costos de red se descuentan antes de depositar los fondos. Este procedimiento estándar (SOP) explica la forma correcta de conciliar estas dos cifras para cualquier periodo (por ejemplo, semanal o mensual) para que tus libros cuadren en cero.
Este procedimiento aplica a cualquier cliente que concilie la actividad de pagos de ThinkPayments (pagos con tarjeta de crédito procesados a través de la plataforma) con los depósitos correspondientes en su cuenta bancaria. Se puede ejecutar de forma diaria, semanal o mensual según tus necesidades. Los pasos son idénticos; solo cambia el rango de fechas.
Tu depósito bancario siempre será menor que el total de pagos cobrados en ThinkPayments para el mismo periodo, porque el monto del depósito es:
Depósito bancario = Total de pagos cobrados − Comisiones de procesamiento − Costos de red |
Por eso, no puedes simplemente comparar los dos totales y esperar que coincidan: la diferencia son las comisiones y los costos de red, y esa diferencia debe registrarse de tu lado con un asiento contable antes de que la conciliación cuadre en cero.
Procedimiento
Paso 1 — Elige tu periodo de conciliación
Técnicamente puede ser cualquier rango de fechas, pero en general recomendamos conciliar semanal o mensualmente.
Paso 2 — Compara los depósitos con los pagos cobrados
Obtén el monto total depositado en tu cuenta bancaria para el periodo y compáralo con el total de pagos cobrados en ThinkPayments para el mismo periodo. Notarás que los dos totales no coinciden: es lo esperado, y no debes intentar forzarlos a cuadrar en cero en esta etapa.
Paso 3 — Ejecuta el reporte Payout Reconciliation
En ThinkReservations, ve al módulo de ThinkPayments y selecciona Payout Reconciliation Report en el menú de la izquierda. Ejecútalo para el mismo rango de fechas. Este reporte mostrará el total de comisiones del periodo, incluidos los costos de red.
Paso 4 — Crea un asiento contable por las comisiones
Con el total de comisiones (incluidos los costos de red) del reporte del Paso 3, crea un asiento contable en tu sistema de contabilidad que represente ese monto de comisiones para el periodo. Este asiento explica la diferencia entre lo que ThinkPayments registró como pagos cobrados y lo que realmente llegó a tu cuenta bancaria.
Paso 5 — Confirma que la conciliación cuadra en cero
Una vez registrado el asiento contable de las comisiones, la conciliación debería cuadrar:
Total de liquidaciones (monto que ThinkPayments te pagó) + Asiento contable de comisiones = Monto del depósito bancario |
Si los totales coinciden, la conciliación está completa para ese periodo.
Definiciones
Término | Definición |
Pagos cobrados | El valor total de los pagos registrados en ThinkReservations para el periodo, antes de descontar las comisiones. |
Total de liquidaciones | El monto que realmente se te pagó a través del procesamiento de pagos de ThinkReservations para el periodo (equivale a lo que llega a tu cuenta bancaria, sin considerar diferencias de tiempo). |
Comisiones / Costos de red | Comisiones de procesamiento y costos de red que se descuentan antes de depositar los fondos en tu cuenta bancaria. Se encuentran en el Payout Reconciliation Report del módulo de ThinkPayments. |
Asiento contable | Un registro hecho en tu sistema de contabilidad para anotar el monto de las comisiones, de modo que tus libros reflejen el costo real del procesamiento y la conciliación cuadre en cero. |
¿Qué página debo usar?
“¿Se procesó el pago de este huésped?” → Página Payments. Busca por monto o email.
“¿Qué procesé la semana pasada?” → Página Payments, filtrada por fecha. Esta también es la página que corresponde a tu Credit Card Batch Report en ThinkReservations.
“¿Cuánto dinero está en camino y cuándo llega?” → Página Payouts. Tu saldo y tu próximo depósito programado están en la parte superior.
“¿Salió mi depósito? ¿Por cuánto?” → Página Payouts. Encuéntralo en el historial de liquidaciones.
“¿Qué incluía el depósito que llegó a mi banco el día 15?” → Payout Reconciliation. Encuentra la liquidación y descarga el CSV detallado.
“Mis pagos de fin de mes no están en las liquidaciones de este mes. ¿Dónde están?” → Payout Reconciliation, sección Ending balance reconciliation. Están en cola para un próximo depósito.
“Un depósito bancario no coincide con lo que esperaba.” → Descarga el CSV detallado de esa liquidación y revisa las transacciones que incluye. Si aun así no cuadra, comunícate con nuestro equipo de soporte con la fecha y el monto de la liquidación, y te ayudaremos a rastrearla.
Detalles de tiempos que conviene conocer
Actualización de datos: los datos de Payout Reconciliation se compilan a diario y normalmente están disponibles alrededor del mediodía del día siguiente. Para la actividad de hoy, vuelve a revisar mañana.
Zonas horarias: las páginas en pantalla usan tu zona horaria local. Las exportaciones CSV usan UTC, lo que puede mover las transacciones de la noche al siguiente día calendario.
Momento de los reembolsos: un reembolso aparece en el registro del pago original, pero se descuenta de tu saldo en la fecha en que se emitió el reembolso, que es donde aparece en el cálculo de las liquidaciones.