Este artículo cubre dos escenarios:
Cómo crear un certificado de regalo que quieres donar
Cómo crear un certificado de regalo que no tiene valor pagado
En este artículo:
> Cómo prepararte para ofrecer certificados de donación
> Cómo crear el certificado de donación o sin valor pagado
> Enviar por correo o imprimir el certificado
> Información adicional
Cómo prepararte para ofrecer certificados de donación:
Solo necesitas configurar tu cuenta para ofrecer certificados de donación una vez; después, tu cuenta estará lista para ofrecer certificados de regalo de donación o sin valor pagado.
Si aún no lo has hecho, crea una cuenta en Settings -> Chart of Accounts llamada "Donated Gift Certificate Expense" como "Revenue Account" (porque los artículos solo se pueden asignar a cuentas de ingresos).
Si aún no lo has hecho, crea un artículo llamado "Gift Certificate Donation" o algo similar en Settings -> Items. El nombre es arbitrario.
Asigna la cuenta Donated Gift Certificate Expense al artículo Donated Gift Certificate. Haz clic en Save cuando termines.
Cuando ejecutes el informe de resumen contable, se mostrará el nombre de la cuenta, para que puedas hacer los asientos contables correspondientes.
Paso 1: Crear un certificado de regalo de donación o sin valor pagado
Ahora estamos listos para crear el certificado de regalo.
Si aún no tienes una reserva o cuenta, crea una factura en blanco haciendo clic en el ícono de ThinkReservations en la parte superior izquierda de la barra de menú y seleccionando Nueva cuenta en la lista desplegable.
Haz clic en el ícono de signo más Add debajo de Purchases. Selecciona "Gift Certificate" de tu lista de artículos.
Establece el precio del artículo Gift Certificate con el valor total canjeable y haz clic en el botón Add.
Haz clic en el botón del signo más Add una vez más. Elige tu artículo de donación. En nuestro ejemplo, decidimos llamarlo "Gift Certificate Donation."
Establece el precio de Gift Certificate Donation en un monto negativo para compensar la cantidad que estás regalando, probablemente el monto completo. Para hacerlo, coloca un guion antes del monto. Haz clic en Add. Esto también funciona para certificados de regalo donados parcialmente.
Ahora tienes dos artículos: el certificado real en positivo y el artículo de donación en negativo.
Haz clic en el enlace naranja que es el código del certificado de regalo recién generado. En el ejemplo anterior, el código único es XFH5TTS5. Esto te llevará a la página de resumen de este certificado.
Haz clic en el botón verde Edit en la parte superior derecha de la página de resumen del certificado.
Actualiza los detalles del certificado, incluidos From, To y Comments. Te recomendamos editar el Code del certificado donado agregando DON o DC al inicio del código del certificado. Aunque no es obligatorio, esto facilitará identificarlos en listas e informes.
Si hay restricciones para usar este certificado, quizá quieras evitar que un huésped lo canjee en línea. En ese caso, marca la casilla "Do not allow recipient to redeem online".
Además, escribe en Notes for staff el motivo por el cual este certificado de regalo se está donando o por qué es un certificado sin valor pagado (por ejemplo: "Hubo un problema con el inodoro durante la estancia de este huésped. Tuvo que ser trasladado a otra habitación. Este es un certificado para una futura estancia.", etc.).
Haz clic en el botón verde Save cuando termines, en la parte inferior de la página.
Paso 2: Enviar por correo o imprimir el certificado de regalo donado o sin valor pagado
Para enviarlo por correo, escribe la dirección de correo electrónico en el cuadro Deliver by Email y haz clic en Send.
Si necesitas imprimir el certificado, haz clic en el botón verde Print a la izquierda del botón de editar, en la parte superior derecha. Esto abrirá el cuadro de diálogo de impresión en tu computadora. Si usas Google Chrome, verás una vista previa del certificado.
Información adicional útil sobre certificados de regalo y promociones de certificados de regalo
Es posible que debas quitar los impuestos de la reserva o cuenta en la que se canjeó un certificado de donación. Consulta con tu contador si debes pagar impuestos en estas situaciones.
Cuando vendes un certificado de regalo, el precio de venta SIEMPRE es igual al valor canjeable. Cuando un certificado de regalo se canjea total o parcialmente, el valor canjeable se reduce al monto restante. El precio de venta es el precio al que se vendió el certificado de regalo. El valor canjeable es el monto en dinero que se puede canjear.
Si hiciste una oferta o promoción en la que agregas $10 por cada $100 que un cliente gasta en un certificado de regalo, el artículo "Gift Certificate Promotion" en negativo para compensar la cuenta sería -10.
En algunos estados, el valor pagado de un certificado de regalo nunca puede vencer, pero el valor de "Donation" o "Promotional" sí puede vencer.-10.
Al marcar la casilla "Do not allow recipient to redeem online" se evita que un huésped canjee el certificado en el motor de reservas en línea, lo que lo obliga a llamar para hacer su reserva con el certificado.
Si tienes alguna pregunta, ¡comunícate con soporte!