En algunos casos, las propiedades relacionadas por una propiedad común aceptan certificados de regalo emitidos por cualquiera de sus propiedades relacionadas, o "hermanas", como pago de una reserva o cuenta. Este artículo te guiará por la configuración recomendada para cada propiedad relacionada y te explicará cómo canjear un certificado de regalo en una propiedad hermana.
Configuración
Recomendamos la siguiente configuración para cada propiedad relacionada:
A. Agrega cuentas nuevas al Chart of Accounts.
Haz clic en Settings.
Haz clic en Chart of Accounts, bajo el encabezado "Business Configuration".
Haz clic en New.
Escribe "(Nombre de la propiedad hermana) Gift Certificate" en el campo Name.
Establece el Type como "Asset".
Haz clic en Save.
Repite los pasos 3 a 6 para cada propiedad relacionada adicional.
Haz clic en New nuevamente.
Escribe "(Nombre de la propiedad) Gift Certificate Offset" en el campo Name.
Establece el Type como "Revenue".
Haz clic en Save.
B. Agrega nuevos tipos de pago en Payment Types.
Haz clic en Settings.
Haz clic en Payment Types, bajo el encabezado Business Configuration.
Haz clic en New.
Escribe "(Nombre de la propiedad hermana) Gift Certificate" en el campo Name.
Selecciona "(Nombre de la propiedad hermana) Gift Certificate" como Asset Account.
Haz clic en Save.
Repite los pasos 3 a 6 para cada propiedad relacionada adicional.
C. Agrega nuevos artículos en Items.
Haz clic en Settings.
Haz clic en Items, bajo el encabezado Business Configuration.
Haz clic en New.
Escribe "(Nombre de la propiedad) Gift Certificate Offset" en el campo Name.
Completa el campo "Description" si lo deseas. Es opcional.
Escribe 0 (cero) en el campo "Price".
Deja todos los Taxes sin marcar.
Selecciona una opción de Item Category (si aplica).
Selecciona "(Nombre de la propiedad) Gift Certificate Offset" en el menú desplegable "Revenue Account".
Deja sin marcar "Upsell to Customers who are making a reservation online".
Haz clic en Save.
Ya estás listo para aceptar certificados de regalo entre tus propiedades relacionadas. Si agregas otra propiedad, puedes actualizar la configuración siguiendo los pasos anteriores.
Aceptar un certificado de regalo emitido por una propiedad relacionada
Sigue estos pasos para aceptar un certificado de regalo de una propiedad relacionada como pago de una reserva o cuenta:
Informa a la propiedad relacionada sobre el certificado de regalo aceptado y confirma el saldo restante del certificado.
En la reserva, haz clic en el botón "Add" ("$") en la sección Payments.
Ingresa el monto que se está pagando.
Selecciona "(Nombre de la propiedad hermana) Gift Certificate" como Payment Type.
Opcional, pero recomendado: En Reference, indica el número del certificado de regalo.
Haz clic en "Take Payment".
Canjear un certificado de regalo aceptado por una propiedad relacionada
Sigue estos pasos para canjear un certificado de regalo que vendiste y que fue aceptado por una propiedad relacionada:
Haz clic en "New Bill..." bajo el House Logo en la esquina superior izquierda.
Establece el Customer como la propiedad hermana.
Si no tienes un cliente con ese nombre, crea uno.
Haz clic en "Add" ("+") bajo Purchases
Selecciona la "Item Category" (si aplica).
Selecciona "(Nombre de la propiedad) Gift Certificate Offset" en el menú desplegable "Item".
Deja la "Quantity" en 1 (uno).
Establece el campo "Price" con el monto aceptado como pago por la propiedad relacionada.
Haz clic en "Add"
Haz clic en "Add" ("$") bajo Payments.
Establece el campo "Amount" con el monto aceptado como pago por la propiedad relacionada.
Cambia el menú desplegable "Payment Type" a Gift Certificate.
Escribe el número del certificado de regalo aceptado en la propiedad relacionada en el campo "Gift Certificate Number".
Haz clic en el botón "Check balance".
Una vez confirmado el saldo, haz clic en "Take Payment".
Implicaciones contables
El procedimiento anterior facilita el tratamiento contable adecuado de los certificados de regalo canjeados en propiedades relacionadas. Al preparar el informe financiero consolidado (o la declaración de impuestos anual) de todas las propiedades relacionadas, la cuenta "(Nombre de la propiedad hermana) Gift Certificate" se compensará, o eliminará, contra la cuenta "(Nombre de la propiedad) Gift Certificate Offset".
Ejemplo
La Propiedad A acepta un certificado de regalo emitido por la Propiedad B. El certificado cubre exactamente los cargos de la reserva de la estadía del huésped, por $500. Estos son los asientos contables en cada propiedad y los resultados financieros consolidados:
¿Tienes preguntas? Escríbenos a nuestro equipo de soporte a support@thinkreservations.com.