ThinkReservations tiene una función llamada "Tareas" que te ayuda a administrar los elementos individuales de tu lista de pendientes, así como las tareas relacionadas con reservas específicas. Este artículo explica cómo automatizar la creación de tareas asociadas a los artículos y servicios que ofreces a tus huéspedes usando Item Task Rules.
Cómo crear una tarea automática
1) Haz clic en Settings en la parte superior derecha.
2) Haz clic en Item Task Rules debajo del encabezado Task Configuration.
3) Haz clic en el botón New en la parte superior derecha.
4) Completa el formulario para crear la nueva regla que activará las tareas.
5) Haz clic en Save en la parte inferior para crear la Item Task Rule.
Una vez que hayas programado tus Item Task Rules, todas las cuentas futuras a las que se les agregue este artículo también tendrán una tarea asociada, ¡de forma automática! Esto incluye las reservas hechas con un tipo de tarifa de paquete de habitación, donde los artículos incluidos tienen reglas de tareas. Si eliminas un artículo de una reserva, las tareas también se eliminarán, siempre que no hayan sido modificadas.
Cómo identificar reservas con tareas
Ya sea que uses las reglas de tareas para crear tareas automáticamente o agregues tareas de forma manual, puedes ver en tu calendario qué reservas tienen tareas que aún no están marcadas como completadas. Cuando una reserva tiene una tarea incompleta, verás un ícono de tarea debajo del nombre del huésped dentro de la reserva en el calendario: un cuadrado con un número en su interior. La siguiente imagen muestra una reserva con dos tareas incompletas que aún no vencen.
El color del cuadrado indica el estado de la fecha de vencimiento. Gris significa que la tarea aún no vence. Verde significa que la tarea vence hoy, ¡y rojo significa que ya está vencida! El número dentro del cuadrado indica el total de tareas de esa reserva. Cuando todas las tareas se han marcado como completadas, el ícono desaparece. La siguiente imagen muestra una reserva con una tarea que vence hoy.
Cómo ver los íconos de tareas en el calendario:
Para ver los íconos de tareas en tu calendario, debes asegurarte de tener este ícono habilitado y de estar viendo los detalles de las reservas en tu calendario.
Si no ves ningún ícono debajo de los nombres de los huéspedes, como se muestra a continuación, tendrás que activar View Details. Para hacerlo, haz clic en el ícono View y selecciona "Show Details".
Ahora tus reservas deberían verse así; fíjate en los íconos debajo de los nombres de los huéspedes:
Si después de seleccionar "Show Details" sigues sin ver un ícono de tarea en una reserva que sabes que tiene una tarea asociada, sigue estos pasos:
1) Haz clic en Settings y luego en Reservation Calendar.
2) En la sección llamada DETAILS DISPLAY, marca la casilla junto a "Tasks Icon".
3) Haz clic en Save.
Cómo ver las tareas asociadas a una reserva:
Para ver las tareas adjuntas a una cuenta, simplemente abre la cuenta o reserva y haz clic en la pestaña Tasks debajo del nombre del huésped.
Cómo ver todas las tareas:
Para ver las tareas de todas las cuentas en cualquier rango de fechas, haz clic en el enlace Tasks en la barra de menú negra. Desde aquí puedes filtrar las tareas por fecha de vencimiento y por la cuenta de usuario a la que están asignadas. Notarás una barra de color a la izquierda de las tareas que están vencidas (roja) o que vencen hoy (verde). También puedes hacer clic en el enlace Open Bill de cada tarea para abrir la cuenta o reserva asociada a esa tarea.
Siempre que tengas tareas incompletas en la cuenta general de tu propiedad, verás un ícono de tareas en el encabezado del menú. La siguiente imagen muestra que esta cuenta tiene dos tareas incompletas. El color rojo indica que al menos una de estas tareas está vencida:
