El calendario de reservas es una de las herramientas principales que usarás para administrar la disponibilidad, ver reservas, crear cotizaciones y hacer cambios directamente desde el calendario.

Este artículo explica cómo usar y desplazarte por el calendario. Para saber qué significan los colores, íconos, etiquetas y bloques no disponibles, consulta Comprender el calendario de reservas.

Las habitaciones aparecen a la izquierda y las fechas recorren la parte superior de la cuadrícula. También hay una barra de desplazamiento en la parte inferior que te permite moverte fácilmente por tres meses sin necesidad de ajustar las fechas. Cuando pasas el cursor sobre una habitación, si se crearon Notes for Employees en la configuración de la habitación, aparecerán en pantalla. Si tu propiedad usa Room Groups, también se mostrarán.

Los estudios muestran que la mayoría de las reservas por teléfono se hacen dentro de los próximos tres meses, por lo que esas fechas son fáciles de acceder con la barra de desplazamiento. Si quieres ver más adelante en el futuro o revisar reservas pasadas, haz clic en el ícono de calendario y elige la fecha de inicio que quieras. Si quieres volver al día de hoy, haz clic en el botón Today. Al hacer clic en el botón Today, el calendario se mostrará empezando desde ayer. Esto te permite identificar quién tiene la salida hoy.

En el extremo izquierdo del calendario de reservas hay una "H" que indica el estado de limpieza. El cuadrado rojo significa que la habitación está sucia. El cuadrado blanco indica que la habitación está limpia. El cuadrado es un botón. Haz clic en él para cambiar el estado de la habitación.

Cuando registras la entrada de un huésped, la habitación se marca automáticamente como sucia.

Pasa el cursor sobre Legend en la esquina inferior derecha del calendario de reservas para ver qué significan los colores y los íconos. Para una explicación completa de los colores, íconos, fechas no disponibles y notas del calendario, consulta Comprender el calendario de reservas.

Puedes controlar cuáles íconos aparecen en el calendario yendo a Settings -> Reservation Calendar.

Para ver los tipos de tarifa disponibles, usa el selector desplegable llamado Show Rates, ubicado sobre la cuadrícula del calendario. Selecciona el tipo de tarifa que quieras ver.

Desde el calendario, puedes activar o desactivar estos marcadores de identificación seleccionando el menú desplegable View y haciendo clic en Show Details. Los "Details" son básicamente la segunda fila de información en el calendario, debajo del nombre.

Haz clic en "Show Rates" para mostrar u ocultar los precios definidos para el tipo de tarifa seleccionado. Esto superpondrá los precios en el calendario después de aplicar las reglas de yield management.

También puedes elegir ver en el calendario restricciones como Minimum Nights, Maximum Nights, y Closed on Arr/Dep.

Hay dos formas sencillas de dar una cotización directamente desde el calendario de reservas. En el ícono View, selecciona Show Rates. Ahora el calendario se llena con la tarifa base de cada habitación para cada noche. Por ejemplo, daríamos una cotización así: "El 18 de febrero, The Villa cuesta $270, más impuestos".

Otra forma rápida: selecciona la habitación y las noches haciendo clic y arrastrando en el calendario, o haciendo clic en cada noche una por una. Esto es útil en dispositivos con pantalla táctil. Incluso puedes seleccionar varias habitaciones para reservas que requieran cambiar de habitación, repitiendo el proceso. En la esquina superior derecha verás el costo total de la reserva con todos los impuestos y cargos incluidos. Ten en cuenta que el total se calcula con la ocupación base establecida para la habitación. En este ejemplo, el total de esta estancia de dos noches en The Villa es de $811.34. Puedes agregar cargos por huéspedes adicionales o mascotas cuando crees la reserva.
​

Cuando intentas crear una reserva que no cumple con los requisitos de reserva, verás un mensaje de advertencia que te informa sobre las restricciones. Elige si quieres omitir los requisitos de reserva y continuar con la reserva. Esta función ayuda a evitar errores de reserva involuntarios y, a la vez, te da la flexibilidad de omitir las restricciones.

Esta función te permite concentrarte en la disponibilidad actual. Cuando haces clic y arrastras sobre las fechas en la parte superior del calendario de reservas, el orden de las habitaciones se ajusta automáticamente y sube a la parte superior todas las habitaciones con disponibilidad. Esto es especialmente útil si tu propiedad tiene muchas habitaciones, ya que te ahorra tiempo de búsqueda y desplazamiento.

Ajusta habitaciones y fechas de forma fácil y eficiente. Cuando intentas mover una reserva, esta se vuelve de color azul sólido. Aparece un borde azul alrededor de las casillas donde vas a soltar la reserva.

Hay protecciones integradas que ayudan a evitar errores al arrastrar y soltar, errores de precios y reservas duplicadas. El siguiente mensaje es un ejemplo de lo que aparecerá después de soltar la reserva en una nueva posición del calendario:

Otra de esas protecciones es la posibilidad de fijar una reserva, lo que evita que se mueva sin antes quitarle el pin. Una reserva fijada mostrará un pin en el lado izquierdo:

No se pudo mostrar el contenido

Si intentas mover una reserva fijada, verás que la reserva se vuelve de color azul sólido como antes, pero el área donde intentas soltarla se pondrá roja y se mostrará un símbolo de prohibido. Puedes quitar el pin abriendo la reserva y editándola para eliminar la restricción.

No se pudo mostrar el contenido

El calendario también mostrará las fechas que hayas dejado no disponibles mediante la función Blackout o a través de una Linked Room. Los Blackouts aparecerán en gris oscuro sólido en la cuadrícula del calendario, y una Linked Room se muestra en un gris más claro con un patrón; ambos aplican a todos los tipos de tarifa.

Las Linked Rooms son habitaciones vinculadas entre sí en cuanto a disponibilidad. Por ejemplo, una habitación Jack and Jill o una reserva de todo el hotel.

Un tipo de tarifa en particular puede no estar disponible si no tiene tarifas o si hay un Stop Sell configurado.

Usa tu navegador para controlar el zoom del calendario de reservas y mantener todo perfectamente alineado. Según el navegador, accederás a esta opción haciendo clic en View en el menú del navegador y luego seleccionando Zoom In o Zoom Out. Es posible que tu navegador también ofrezca atajos de teclado. Consulta el Centro de ayuda de tu navegador para más información.

En Settings, puedes hacer algunos cambios de configuración en el calendario de reservas.
En la configuración de Reservation Calendar, puedes elegir qué íconos de reservas aparecen. De forma predeterminada, todos estarán seleccionados cuando se crea tu cuenta. También puedes reordenar cómo aparecen tus habitaciones en el calendario de reservas. Ten en cuenta que esto no afecta el orden de las habitaciones en tu motor de reservas. Aquí también puedes activar el indicador de habitación limpia/sucia.

En la configuración de Calendar Notes, puedes crear recordatorios que aparecerán en el calendario de reservas. Pueden ser días festivos, recordatorios sobre eventos locales próximos como un festival, o la reparación de una habitación. ¡Las posibilidades son infinitas!

Las notas del calendario permiten que tu personal vea información sobre una fecha o un rango de fechas en particular. Aparecerá una barra amarillo canario en la parte superior del calendario para indicar que hay una nota. Simplemente pasa el cursor sobre la nota para leerla.

No se pudo mostrar el contenido

Las notas del calendario se configuran en Settings > Calendar Notes

Consulta más aquí: Calendar Notes