Descripción general
El Digital Registration Portal es una extensión de tu motor de reservas que permite a los huéspedes completar su pre-registro en línea antes de su llegada. Según tu modelo de negocio, esta función puede simplificar tu proceso de entrada o incluso eliminar la necesidad de hacerlo. Con ella, podrás enviar por mensaje de texto o correo electrónico a tus huéspedes un enlace a su Digital Registration Portal único antes de la entrada, donde podrán revisar y confirmar su reserva y su información de pago, subir una identificación con foto, aceptar tus Terms & conditions y proporcionar información adicional según los Custom Reservation Attribute que hayas seleccionado. A continuación te explicamos cada elemento y te guiamos en la configuración e implementación del Digital Registration Portal.
Configuración del Digital Registration Portal
Configurar el Digital Registration Portal tiene 2 componentes: los ajustes y personalizaciones de la información del portal, y la integración con las plantillas de texto o correo para darles a tus huéspedes acceso al portal de forma efectiva.
Configuración y personalizaciones
Puedes acceder a los ajustes del Digital Registration Portal yendo a Settings > Digital Registration.
El primer ajuste que encontrarás es la ventana de activación del Digital Registration Portal. El portal se puede activar automáticamente hasta 14 días antes de la llegada del huésped. Esto evita el poco probable escenario en que, si el enlace se envía demasiado pronto por accidente, un huésped intente completar su registro con más anticipación de la que deseas.
El siguiente ajuste es el Welcome Message. Este mensaje aparece en la página de inicio del Digital Registration Portal y puedes personalizarlo a tu gusto.
El siguiente ajuste te permite agregar el Upsell Portal como parte de la experiencia del Digital Registration Portal, dándoles a tus huéspedes la oportunidad de mejorar su estadía con cualquiera de tus Upsellable Items disponibles para compra. Después, tienes la opción de exigir a tus huéspedes que suban una Photo ID para tus registros. Para activar cualquiera de estas opciones, simplemente haz clic en el interruptor para cambiarlo de naranja a verde.
La siguiente sección te permite recopilar más información de tus huéspedes o pedirles que verifiquen la información ya proporcionada al momento de reservar. Esto aprovecha los Custom Reservation Attributes que ya hayas configurado.
Algunas cosas a tener en cuenta:
Aquí puedes elegir cualquier Custom Reservation Attribute, no solo los que se muestran en tu motor de reservas.
Si el campo del atributo en la reserva asociada ya tiene información, esa información se le mostrará al huésped para que la revise o confirme. Por ejemplo, si el huésped indicó su hora de llegada al momento de reservar, verá su selección anterior y se le pedirá que confirme que es correcta.
La siguiente sección te permite destacar políticas específicas que quieres que el huésped acepte. Es un excelente lugar para resaltar lo más importante que no quieres que nadie pase por alto; tus huéspedes deberán marcar una casilla para indicar que aceptan cada elemento. Te recomendamos incluir, por ejemplo, políticas sobre los horarios de entrada y salida, mascotas y sus cargos, requisitos de edad mínima, etc.
Para agregar un elemento adicional entre elementos existentes, pasa el mouse sobre el divisor entre ellos hasta que aparezca el botón azul ADD ANOTHER. Para agregar un elemento al final, usa el botón blanco ADD ANOTHER de abajo. Para eliminar un elemento, haz clic en la X a la derecha del cuadro de texto.
Por último, puedes personalizar un Thank You Message que se mostrará después de que el huésped envíe su registro digital.
Hay algunos elementos que siempre se incluyen por defecto en el Digital Registration Portal y, por lo tanto, no se pueden personalizar en la página de ajustes:
El nombre del huésped, las fechas de llegada y salida, y el número de confirmación.
Una sección donde se le pedirá al huésped que agregue su firma.
Una página donde se le pedirá al huésped que revise la tarjeta de crédito registrada y que proporcione una nueva, si corresponde.
Cuando hayas terminado de configurar todo a tu gusto, haz clic en el botón SAVE al final de la página. ¡Ahora estás listo para agregar el Digital Registration Portal a tus plantillas de texto y correo!
Integración del Digital Registration Portal con tus textos (y correos)
Al igual que el Upsell Portal, el Digital Registration Portal se puede agregar a cualquier plantilla de texto mediante una variable personalizada. Esta variable se encuentra en la parte superior de la página Settings > Digital Registration.
Simplemente copia esta variable personalizada y pégala en cualquier plantilla de texto o correo siguiendo estos pasos.
Ve a Settings > Message Templates
o Settings > Email TemplatesAbre la plantilla en la que quieras incluir el enlace al Digital Registration Portal, o haz clic en el botón NEW para crear una nueva.
Redacta tu mensaje y pega la siguiente variable personalizada en el cuerpo del mensaje: ${reservation.digital_registration_url}
*(consulta la nota de abajo si la usas en una plantilla de correo )
Haz clic en SAVE.
Luego, quizá quieras configurar un texto o correo automático para que esta comunicación se envíe sin que tengas que hacer nada.
En ThinkMessenger:
En ThinkMessenger, haz clic en el interruptor para que cambie de naranja a verde y así activar un Reminder Message (para las reglas de correo, omite este paso)
Define tus parámetros y elige la plantilla adecuada
Haz clic en Save
Una nota sobre ThinkMessenger
Los viajeros modernos se están alejando del correo electrónico y prefieren la comunicación por mensajes de texto. Aunque el Digital Registration Portal se puede aprovechar tanto con correo como con mensajes de texto, la forma más eficaz de usar esta función es junto con ThinkMessenger. La tasa de apertura de los correos es mucho menor que la de los mensajes de texto. Si aún no usas ThinkMessenger y quieres saber más, ¡agenda hoy mismo una consulta con nosotros!
Cómo acceder al formulario de registro completado
Cuando un huésped envíe su Digital Registration Form, recibirás un correo de aviso. Además, el sistema generará un PDF que se subirá a la pestaña de historial de la reserva. Desde ahí, podrás descargarlo como PDF para tus registros. La información recopilada en los atributos de la reserva (como Special Accommodations o cualquier atributo personalizado que hayas creado) actualizará automáticamente el campo correspondiente en el panel izquierdo de la reserva, pero no se incluirá en el PDF.
La experiencia del huésped
Tus huéspedes comenzarán su registro digital al recibir un mensaje de texto o un correo tuyo. Este mensaje incluirá un enlace a la página única del Digital Registration Portal asociada a su reserva.
Al abrir el enlace, llegarán a la página de inicio, que muestra su nombre, las fechas de llegada y salida, y el número de confirmación.
Cuando hagan clic en el botón START REGISTRATION, se les pedirá que revisen los detalles de su reserva, confirmen los datos o respondan cualquier pregunta nueva de los Custom Reservation Attribute, marquen la casilla que indica que aceptan tus Terms & Conditions configurados y proporcionen su firma.
Después, si está activado, se les invitará a agregar más artículos adicionales a través del Upsell Portal.
Luego, si está activado, se les pedirá que suban su identificación con foto. Este paso es obligatorio si está activado.
A continuación, se le pedirá al huésped que confirme y actualice su información de pago. Se mostrarán los últimos 4 dígitos de la tarjeta de crédito más recientemente guardada y el huésped podrá confirmar ese método de pago o proporcionar una tarjeta nueva.
Cuando el huésped haga clic en enviar, la última página del Digital Registration Portal mostrará tu Thank You Message personalizado.
