Cuando el saldo restante de una reserva muestra cualquier valor distinto de cero, significa que debes hacer algo para saldar la cuenta y eliminar el saldo. El saldo restante es un cálculo muy simple: la diferencia entre los cargos y los pagos. El saldo llega a cero cuando los cargos son iguales a los pagos. Normalmente esto significa que reembolsaste de más, no cobraste lo suficiente, o hay partidas que se deben agregar o eliminar.
Si tienes un saldo distinto de cero, hay algo que corregir. Debes identificar cuál es el monto incorrecto en la reserva: ¿los cargos o los pagos? Revisa con cuidado las partidas de cargos y pagos y decide. Luego consulta las opciones a continuación.
Saldo restante positivo (sin pago/pagado parcialmente)
Si el Total no es correcto, reduce los cargos para corregirlo.
Edita el precio de uno o más artículos.
Edita el precio de la habitación a un monto menor.
Elimina uno o más artículos.
Agrega un artículo con precio negativo. Coloca un guion antes del monto para indicar que es negativo.
Considera las implicaciones de impuestos, si aplica.
Si los pagos no son correctos, aumenta los pagos para corregirlo.
Cobra al cliente el monto que debe según el saldo restante mediante tarjeta de crédito u otro método.
Si el huésped sí pagó, pero no se registró en la cuenta, registra el pago ahora.
Anula un reembolso que aún no se haya liquidado si el reembolso fue demasiado alto por error.
Elimina un pago de "reembolso" que se hizo por error.
Agrega un pago de ajuste en nombre del huésped. Quizás el tipo de pago (puedes crear tipos personalizados) se llame "Ajuste administrativo" o algo similar.
Saldo restante negativo (pagado de más)
Si el Total no es correcto, aumenta los cargos para corregirlo.
Edita el precio de uno o más artículos.
Edita el precio de la habitación a un monto mayor.
Agrega uno o más artículos. Algunos ejemplos son cargos por cancelación o un certificado de regalo.
Considera las implicaciones de impuestos, si aplica.
Si los pagos no son correctos, reduce los pagos para corregirlo.
Reembolsa al cliente el monto correspondiente según el saldo restante mediante tarjeta de crédito u otro método.
Si reembolsaste al huésped, pero no se registró en la cuenta, registra el pago ahora. Un pago de reembolso que no sea con tarjeta de crédito será un monto negativo.
Anula un cargo que aún no se haya liquidado si el cargo fue demasiado alto por error.
Elimina un pago que se hizo por error.
También te recomendamos agregar notas en la sección Special Accommodation para que tú y tu personal puedan revisarlas más adelante, mientras todavía lo tienes fresco en la mente.
Como puedes ver, hay varias maneras de saldar un saldo en una cuenta. Puedes ajustar los cargos de la cuenta agregando, editando o eliminando partidas, o puedes ajustar el monto pagado agregando, editando o eliminando pagos. Lo ideal es que los cargos y los pagos sean veraces y precisos, de modo que cuando el saldo restante sea $0, se deba a que el monto pagado es el correcto y los cargos también. Veamos un ejemplo de una reserva con saldo restante negativo.
En el ejemplo anterior, el Sr. Thomas tuvo que irse un día antes y avisó con suficiente anticipación, por lo que no fue necesario un cargo por cancelación. El huésped pagó en su totalidad y la reserva se actualizó para reflejar 3 noches en lugar de las 4 originales. Pero ahora la reserva muestra un saldo restante negativo.
Para resolverlo, podríamos aumentar los cargos de la habitación, por ejemplo, agregando un cargo por cancelación. Pero en este ejemplo vamos a hacer un reembolso. Si el saldo negativo es de -$397.15, un reembolso de $397.15 dejaría el saldo en cero.
A continuación hay un ejemplo de una reserva donde el saldo es positivo.
En este ejemplo, al Sr. Thomas se le entregaron dos tazas durante la salida. Hay un saldo de $40.28 porque se agregaron dos tazas a precio de venta a la lista de cargos de la habitación. Aunque fueron un obsequio para el huésped, la cuenta muestra como si las debiera.
Para resolverlo, podríamos cobrar a la tarjeta de crédito registrada, pero como fueron un obsequio, vamos a editar el precio de las tazas a $0. Esto eliminará el precio de las tazas y el impuesto asociado, dejando el saldo en $0.
