Este documento te mostrará cómo puedes usar folios en una reserva estándar que no forma parte de una reserva de grupo.
¿Qué son los folios?
Para explicar qué son los folios y cómo funcionan, piensa en una época anterior a las computadoras y a los sistemas automatizados de reservas. Cuando un huésped quería hospedarse en tu propiedad, llamaba para hacer una reserva. Esta reserva no era más que una promesa de entregar bienes y servicios en el futuro. En la fecha de llegada, la reserva desaparecía y se creaba un folio para cada huésped. Este folio era una carpeta física en la que se acumulaban los cargos durante la estadía del huésped. Cada noche, el cargo de la habitación correspondiente a ese día se agregaba al folio. Cuando el huésped hacía una compra y la cargaba a su habitación, la cuenta de esa compra se agregaba a su folio. Al final de la estadía, todos los cargos del folio se sumaban y se presentaban como una sola cuenta. En ThinkReservations, la nueva función de Folios opera de la misma manera. Te permite crear varios folios donde puedes agrupar cargos y cobrar a tus huéspedes según corresponda.
¿Cómo uso los folios?
Una reserva no necesita tener folios, pero hay situaciones en las que puede ser útil habilitarlos en una reserva. Dos motivos comunes son:
Dos huéspedes en la misma habitación quieren compartir el costo.
Un viajero de negocios quiere que sus gastos adicionales se cobren por separado.
Las siguientes instrucciones y ejemplos te guiarán para crear folios en una reserva, mover cargos entre folios y aceptar el pago final en los folios.
Vamos a comenzar con una reserva estándar que ya fue realizada, y sabemos que los dos ocupantes quieren compartir el costo. Uno pagará la primera noche y el otro pagará la segunda noche.
Paso 1: Habilita los folios en esta reserva:
Haz clic en Actions.
Selecciona Enable Folios.
Confirma que quieres habilitar los folios.
Notarás cambios en el aspecto de la reserva:
Aparece una nueva pestaña "Billing".
La sección Payments ahora se llama Deposits.
El resumen de cargos y pagos en la esquina inferior derecha ya no muestra un saldo pendiente.
El saldo en la parte superior derecha será el saldo total de todos los folios de la reserva.
La pestaña Details ahora muestra la reserva original junto con los depósitos que se hayan aplicado a la reserva.
Paso 2: Haz clic en la pestaña Billing para ver los folios.
El Folio #1 se crea automáticamente cuando se habilitan los folios, y contiene todos los cargos y pagos aplicados a la reserva.
Paso 3: Haz clic en el ícono Add sobre el primer folio para agregar otro folio.
En el cuadro de diálogo New Folio, haz clic en "Change" para agregar el nombre de un cliente nuevo o existente al folio.
En el cuadro de diálogo Assign Customer to Folio, agrega el cliente nuevo o existente y luego haz clic en "Assign to folio".
Haz clic en Save para crear el nuevo folio. El nuevo folio aparece debajo del Folio #1.
Paso 4: Mueve cargos de un folio a otro y agrega pagos en cada folio.
En el Folio #1, selecciona la noche de habitación que quieres mover al Folio #2.
Haz clic en el ícono "Move".
Selecciona el folio al que quieres mover el cargo (Folio #2) y luego haz clic en el botón "Move".
Para aceptar el pago del saldo en el Folio #1:
En el Folio #1, haz clic en el ícono "$"
Se abrirá el cuadro de diálogo Add Payment, igual que en una reserva. El monto predeterminado será el saldo pendiente del folio.
Completa los detalles del pago y luego haz clic en Add Payment.
Fíjate en el saldo restante del folio.
Haz clic en el Folio #2 para ver los detalles del folio, que solo debería mostrar la noche movida desde el Folio #1.
Para aceptar el pago del saldo en el Folio #2:
En el Folio #2, haz clic en el ícono "$".
Se abrirá el cuadro de diálogo Add Payment, igual que en una reserva. El monto predeterminado será el saldo pendiente del folio.
Completa los detalles del pago y luego haz clic en Add Payment.
Fíjate en el saldo restante del folio.