Un huésped puede hacer una reserva de grupo bajo diversas condiciones y con matices sutiles que añaden varios niveles de complejidad a la reserva. Este documento te guiará en la creación de una reserva de grupo básica en la que cada huésped es responsable de pagar su habitación y cualquier gasto adicional.
Hay tres maneras de crear una reserva de grupo:
Crear un grupo y las reservas al mismo tiempo.
Crear un grupo a partir de reservas que ya están registradas.
Crear un grupo mediante un bloqueo de grupo (para reservas en línea)
Crear una reserva de grupo y las reservas de habitación al mismo tiempo
En el calendario de reservas, selecciona las habitaciones y las fechas que incluye la reserva de grupo.
Haz clic en "Group" en la esquina superior derecha del calendario para crear la reserva de grupo.
Ponle un nombre al grupo. Haz clic en Actions, luego selecciona Edit e ingresa el nombre del grupo. El nombre aparecerá en la parte superior izquierda de la página de la reserva de grupo.
Agrega un cliente al grupo, normalmente la persona de contacto. Ten en cuenta que el cliente del grupo no necesita estar asociado a ninguna de las reservas del grupo.
Haz clic en la pestaña Reservations para ver la lista de reservas asignadas al grupo.
Abre una reserva individual haciendo doble clic sobre ella, o selecciónala y haz clic en el botón "Open" en la parte superior de la lista.
Agrega el nombre del cliente del huésped que se hospedará en esa habitación.
Haz clic en el nombre del grupo en la parte superior para volver a la reserva de grupo.
Continúa con la siguiente reserva.
Crear una reserva de grupo a partir de reservas de habitación ya registradas
Abre una de las reservas que formarán parte de la reserva de grupo.
Haz clic en el ícono "Actions".
Selecciona Add to Group.
En el cuadro de diálogo Assign to Group Reservation, busca el grupo.
Haz clic en el botón Assign en la parte inferior derecha de la ventana emergente.
Si lo necesitas, crea un nuevo grupo.
Haz clic en el enlace "Create new group..."
Ingresa el nombre del grupo y haz clic en Create and Assign. Verás que el nombre del grupo aparece en la parte superior de la reserva, junto al número de confirmación.
Haz clic en el nombre del grupo para abrir la reserva de grupo.
Haz clic en la pestaña Reservations para ver la lista de reservas asignadas al grupo.
Haz clic en el ícono "Add" (signo más) en la parte superior de la lista para agregar otra reserva de habitación.
En el cuadro de diálogo Add Reservation to Group, puedes buscar por nombre del huésped, número de confirmación o fechas de estadía. Elige el método de búsqueda y luego ingresa el nombre, el número o las fechas de estadía. Aparecerán los resultados de la búsqueda.
Selecciona la reserva que quieres agregar y haz clic en Add Reservation.
Repite el paso 8 hasta que la reserva de grupo esté completa.
Crear un grupo mediante un bloqueo de grupo (para reservas en línea)
Este método es ideal para grupos en los que los huéspedes son responsables de reservar y pagar sus propias habitaciones. Al crear un Group Block, reservas un inventario específico y proporcionas un código que permite a los huéspedes reservar esas habitaciones directamente a través de tu motor de reservas en línea.
Paso 1: Crea el registro del grupo
Haz clic en el ícono de ThinkReservations en la esquina superior izquierda y luego selecciona Groups en el menú.
Haz clic en el botón New para crear un nuevo grupo.
Haz clic en Actions > Edit Group Name para darle al grupo un nombre descriptivo (por ejemplo, "Boda Johnson" o "Conferencia Tech 2026").
En el panel izquierdo, agrega un Contact para el grupo. Debe ser el organizador principal o la persona de referencia.
Paso 2: Configura el bloqueo de grupo
Haz clic en la pestaña Blocks para comenzar a definir los requisitos de habitaciones.
Enter a Group Code: Crea un código único (por ejemplo, JOHNSON26) que el grupo usará para reservar en línea.
Choose an Allocation Type: Selecciona el tipo de bloqueo que deseas usar (por ejemplo, bloqueo Hard o Soft).
Select Dates: * Start and End Date: Elige el rango de fechas del bloqueo.
Cutoff Date: (Opcional) Define una fecha en la que las habitaciones sin reservar del bloqueo se liberarán automáticamente de vuelta a tu inventario general.
Allocate Rooms: Agrega habitaciones al bloqueo por Room Type o por Room específica, según lo necesites.
Haz clic en Save para finalizar el bloqueo.
Paso 3: Comparte y reserva
Proporciona el Group Code a la persona de contacto del grupo.
La persona de contacto puede compartir este código con sus huéspedes, quienes lo ingresarán en tu sitio web para acceder a las habitaciones bloqueadas y reservar su estadía.
Consejo profesional
Al usar bloqueos de grupo, asegúrate de que la configuración de tu motor de reservas tenga activada la opción "Allow guests to select special rates" para que los huéspedes encuentren fácilmente dónde ingresar su código de bloqueo de grupo.
Agregar un artículo a una reserva de habitación incluida en una reserva de grupo
En algunas reservas de grupo, cada huésped es responsable de sus gastos adicionales. Estos gastos se pueden agregar a su reserva.
Desde el calendario de reservas, abre la reserva deseada y agrega un artículo igual que en una reserva estándar O,
Desde la reserva de grupo:
Haz clic en la pestaña Reservations.
Abre una reserva individual haciendo doble clic sobre ella, o selecciónala y haz clic en el botón "Open" en la parte superior de la lista.
Una vez dentro de la reserva, haz clic en el ícono "Add" (signo más) para agregar un artículo, igual que en una reserva estándar.
Agregar un pago a una reserva de habitación incluida en una reserva de grupo
En algunos casos, el huésped individual de una reserva de grupo es responsable de los cargos de su habitación y de sus gastos adicionales. El pago se puede registrar en cada reserva de habitación.
Desde el calendario de reservas, abre la reserva deseada:
En Deposits, haz clic en el ícono "Add" (signo de dólar) para abrir el cuadro de diálogo Deposit.
Ingresa el monto del pago y el tipo de pago como lo harías en una reserva estándar.
Haz clic en Take Deposit para registrar el pago.
O, desde la reserva de grupo:
Haz clic en la pestaña Reservations.
Abre la reserva deseada haciendo doble clic sobre ella, o selecciónala y haz clic en el botón "Open" en la parte superior de la lista.
Una vez dentro de la reserva, sigue los pasos 1.A.-C. para registrar el pago.
Una nota sobre los folios y las reservas de grupo:
En la mayoría de las situaciones sencillas en las que el huésped asociado a cada reserva de un grupo pagará su habitación y sus gastos adicionales en su propia reserva, la función de folio no es necesaria. Si alguien que no es el huésped, como el coordinador del grupo u otro huésped alojado en otra habitación, va a pagar algunos cargos, quizá te convenga mover cargos entre los folios asociados al grupo o a las reservas asociadas. Este artículo de soporte te ayudará a aprender cómo usar folios dentro de una reserva de grupo.