Los grupos pueden ser tan complejos como te imagines, con todas las posibilidades de quién es responsable de los distintos cargos de una reserva de grupo. La funcionalidad de grupos de ThinkReservations te permite mover cargos y pagos entre las partes según lo necesites.
Este ejemplo simplificado parte de una reserva de grupo en la que la organización del grupo pagará todas las habitaciones, el espacio de reuniones y una comida. Todos los demás cargos los pagarán los participantes. Veremos cómo mover cargos entre la reserva del grupo y las reservas individuales. Los participantes pagarán todos los demás cargos de sus reservas individuales. Los participantes pagarán todos los cargos adicionales accesorios.
La pestaña Details del grupo:
La pestaña Reservas del grupo:
Con la funcionalidad de grupos (Groups) habilitada, el grupo se crea automáticamente con un folio relacionado. Los folios se habilitan automáticamente para cada reserva asignada a un grupo, y a cada una se le crea automáticamente un folio relacionado.
Folio #1 del grupo:
Folio #1 de la reserva (Lily Finley):
Ahora veamos cómo mover cargos entre la reserva principal del grupo y las reservas individuales dentro del grupo. Transferiremos las partidas entre los folios que correspondan. No importa en qué orden hagas los movimientos. La organización del grupo pagará todos los cargos de habitaciones, espacio de reuniones y una cena. El espacio de reuniones y la cena ya se cargaron al grupo, así que moveremos los cargos de las habitaciones desde las reservas de habitación al grupo.
En la reserva del grupo, haz clic en la pestaña Reservas.
Abre la primera reserva con cargos haciendo doble clic sobre ella, o selecciónala y haz clic en el botón "Open" en la parte superior de la lista.
En la reserva de la habitación, haz clic en la pestaña Billing.
Haz clic en una partida que represente los cargos de la habitación. Puedes elegir varias partidas manteniendo presionada la tecla "Ctrl" y haciendo clic en la siguiente partida.
Haz clic en el ícono "Move".
Selecciona el folio del grupo y luego haz clic en el botón "Move".
Sigue los pasos anteriores para mover al grupo los cargos de habitación de las demás reservas de habitación.
El champán cargado al grupo lo pagará Lily Finley personalmente. Para mover el cargo del champán al folio de Lily, sigue estos pasos:
En la reserva del grupo, haz clic en la pestaña Reservas.
Haz doble clic en la reserva de Lily Finley, o selecciónala y haz clic en el botón "Open" en la parte superior de la lista.
En la reserva de Lily Finley, anota el número de confirmación.
Regresa a la reserva del grupo y haz clic en la pestaña Billing.
De forma predeterminada se mostrará el Folio #1, donde están todos los cargos en este ejemplo.
Selecciona la partida del champán.
Haz clic en el ícono "Move".
Selecciona el folio correspondiente al número de confirmación que anotaste en 1.
Haz clic en el botón "Move".
Todos los cargos se movieron correctamente a sus folios respectivos. Ahora puedes registrar pagos en los folios que tengan un saldo pendiente.
En la reserva del grupo, haz clic en la pestaña Billing para acceder a los folios.
La página abrirá de forma predeterminada el Folio #1 del grupo.
Haz clic en el ícono "Add" de pago (signo de dólar) para abrir el cuadro de diálogo Payment.
Ingresa los detalles del pago igual que en una reserva estándar.
En la reserva individual, haz clic en la pestaña Billing para acceder al folio.
Sigue los pasos 2 a 4 anteriores para completar el pago de todos los folios de reservas individuales que tengan saldo.
Otras cosas a tener en cuenta al trabajar con folios en grupos:
Puedes agregar todos los folios que necesites para un grupo y para cada reserva del grupo. Por ejemplo, un folio adicional puede ser útil cuando la organización del grupo quiere pagar los alimentos y bebidas por separado de las habitaciones y quiere cuentas separadas para cada uno.
Para mover cargos y pagos entre reservas individuales dentro de un grupo, debes mover las partidas del folio individual al grupo y luego del grupo al folio de la reserva de destino.
Los cargos a una reserva y los pagos aplicados a una reserva se consideran partidas dentro del folio. Tanto los pagos como los cargos se pueden mover entre el grupo y las reservas individuales.