Cuando los planes cambian y un grupo cancela, debes seguir tres pasos separados en ThinkReservations para asegurarte de que tu facturación sea correcta y de que tus habitaciones se liberen y vuelvan a estar disponibles para el público:
Cancelar la cuenta del grupo (cuenta maestra)
Cancelar las reservas individuales dentro del grupo
Liberar o eliminar el bloqueo de habitaciones (para liberar tu calendario)
Paso 1: Cancelar la cuenta del grupo
Esto detiene cualquier cobro futuro a nivel de la cuenta maestra para el grupo en su conjunto.
Ve a Groups y abre el grupo.
Haz clic en Actions en la esquina superior derecha de la reserva de grupo.
Selecciona Cancel Bill.
⚠️ Nota importante: Cancelar la cuenta maestra del grupo NO cancela automáticamente las reservas individuales de habitaciones ni libera los bloqueos de habitaciones. Debes completar los dos pasos siguientes.
Paso 2: Cancelar las reservas individuales de habitaciones
Cada reserva de huésped vinculada al grupo debe cancelarse manualmente para que sus folios individuales sean correctos.
Abre cada reserva individual que necesite cancelarse.
Cancela la reserva como lo haces normalmente.
Resuelve el saldo: Asegúrate de que cualquier saldo pendiente quede en cero aplicando cargos por cancelación, procesando reembolsos o emitiendo certificados de regalo según sea necesario.
Nota: Si un huésped cancela pero el evento del grupo sigue en pie, al cancelar su habitación ese inventario volverá automáticamente al grupo de habitaciones "bloqueadas" del grupo para que otro miembro del grupo pueda reservarlo.
Paso 3: Liberar o eliminar el bloqueo de habitaciones
Si se cancela todo el evento del grupo, debes liberar las habitaciones bloqueadas para que el público en general pueda reservarlas en línea.
Dentro del grupo, haz clic en la pestaña Blocks.
Si quieres liberar todas las habitaciones retenidas de inmediato:
Para Room Allocations: Desmarca las habitaciones bloqueadas en la cuadrícula para devolverlas a la disponibilidad general.
Para Room Type Allocations: Ajusta el número de habitaciones "Blocked" a 0 para cada día.
Haz clic en Save en la esquina inferior derecha.