Uso de bloqueos de grupo en el PMS y el motor de reservas
Los bloqueos de grupo te permiten reservar habitaciones para un grupo específico y hacerlas disponibles para reservar a través de tu motor de reservas en línea. Sigue los pasos a continuación para configurar y administrar un bloqueo de grupo.
1. Crea un grupo nuevo
Antes de poder crear un bloqueo, primero debes configurar el grupo al que pertenece.
Abre el menú desplegable en la esquina superior izquierda.
Haz clic en Groups.
Selecciona New.
OBLIGATORIO: Ingresa un Group Name de cinco o más caracteres.
OPCIONAL: Agrega una Contact Person.
2. Decide si el grupo necesita su propio tipo de tarifa
Los grupos pueden tener precios especiales. Determina si este grupo requiere un tipo de tarifa nuevo y único.
Si ya tienes un tipo de tarifa general de Group o ya creaste uno único para este grupo, puedes continuar con el siguiente paso.
Si no, crea un nuevo tipo de tarifa antes de armar el bloqueo.
3. Agrega y configura un bloqueo de habitaciones
Una vez que hayas creado el grupo, puedes reservar habitaciones para su estadía.
Consejo: Guarda tu trabajo periódicamente con el botón Save en la esquina inferior derecha para no perder ningún cambio.
Ve a Blocks
Abre el grupo que acabas de crear.
Ve a la pestaña Blocks.
Asigna un código de grupo
Ingresa un Group Code: es lo que los huéspedes usarán en el motor de reservas para encontrar y reservar las habitaciones retenidas en el bloqueo.
Se requiere un código de grupo para poder guardar el bloqueo.
Elige el tipo de asignación
La asignación determina cómo reservas el inventario para el grupo:
Room Type Allocation:
Asigna un número de habitaciones por tipo.Ejemplo: Si el grupo necesita 5 Kings y 3 Double-Doubles pero las habitaciones específicas no importan, elige Room Type.
Room Allocation:
Asigna habitaciones específicas.Ejemplo: Si necesitan habitaciones exactas (por ejemplo, las habitaciones 1, 3, 4, 6 y 8 para Kings y las habitaciones 2, 7 y 10 para Doubles), elige Room.
Define el rango de fechas
Selecciona la Start Date y la End Date del bloqueo.
Los huéspedes deben buscar dentro de estas fechas para reservar el bloqueo.
Los huéspedes aún pueden reservar estadías fuera de las fechas del bloqueo, pero esas noches serían una reserva aparte.
Agrega una fecha límite (opcional)
La Cutoff Date es el último día en que el inventario del bloqueo se retiene exclusivamente para el grupo.
Después de esta fecha, los huéspedes del grupo aún pueden reservar dentro del bloqueo, pero las habitaciones ya no están protegidas y cualquier persona puede reservarlas.
Selecciona una tarifa de bloqueo
Elige el Rate Type que aplica al grupo.
Si es necesario, crea el tipo de tarifa antes de configurar el bloqueo.
4. Asigna habitaciones o tipos de habitación
La interfaz dependerá del tipo de asignación seleccionado.
Si asignas tipos de habitación
Verás una cuadrícula que muestra:
Picked Up: Cuántas habitaciones ya se han reservado en el bloqueo (inicialmente cero).
Blocked: El número de habitaciones que quieres asignar para cada tipo de habitación por día. (Este es el campo que debes completar).
Total: El número total de habitaciones disponibles en ese tipo de habitación para esa noche.
Ingresa el número de habitaciones que deseas asignar para cada noche.
Si asignas habitaciones
Verás una cuadrícula con cada habitación listada en el lado izquierdo y las fechas en la parte superior.
Marca las casillas de cada combinación de habitación y noche que quieras asignar al bloqueo.
Cómo elegir un tipo de asignación para un bloqueo de habitaciones
Al crear un bloqueo de habitaciones, debes elegir cómo se asignará el inventario al grupo. El Allocation Type determina si bloqueas habitaciones específicas o una cantidad de habitaciones dentro de un tipo de habitación.
Asignación por habitación
Usa Allocation Type: Room cuando quieras reservar habitaciones individuales y específicas para un grupo.
Cuando se selecciona esta opción:
Cada habitación aparece listada de forma individual (por ejemplo: Firebird Suite, Meadow House, The Cabin).
Puedes controlar exactamente qué habitaciones se retienen para el grupo.
La disponibilidad se administra a nivel de habitación individual.
Esta opción es ideal para:
Buyouts o buyouts parciales
Grupos que requieren unidades específicas
Propiedades donde las habitaciones son únicas o no son intercambiables
Asignación por tipo de habitación
Usa Allocation Type: Room Type cuando quieras reservar un número determinado de habitaciones dentro de uno o más tipos de habitación, en lugar de asignar habitaciones específicas.
Cuando se selecciona esta opción:
Los tipos de habitación se muestran con un número entre paréntesis que indica el inventario total (por ejemplo: Room Type 3 (4)).
Las reservas realizadas en el bloqueo tomarán habitaciones disponibles dentro del tipo de habitación seleccionado.
La asignación de habitación se puede finalizar más tarde, más cerca de la llegada.
Esta opción es ideal para:
Inventario estandarizado tipo hotel
Grupos más grandes con asignaciones de habitación flexibles
Simplificar la administración del inventario para reservas de varias habitaciones
Configuraciones comunes para ambos tipos de asignación
Sin importar el tipo de asignación, también puedes configurar:
Block Start and End Dates para definir el periodo de estadía
Optional Cutoff Date para liberar el inventario no utilizado y devolverlo a la disponibilidad general
Block Rate para aplicar una tarifa de grupo específica
Una vez que hayas definido los detalles de la asignación, haz clic en Save para crear el bloqueo.
5. Guarda tu bloqueo
Una vez que hayas agregado tus asignaciones:
No olvides hacer clic en Save en la esquina inferior derecha para guardar tus cambios.
Cómo reservar un bloqueo de habitaciones internamente
Usa estos pasos para crear una reserva dentro de un bloqueo de habitaciones de grupo existente en el sistema de administración de la propiedad. Las reservas creadas de esta forma tomarán del inventario bloqueado del grupo y aplicarán la tarifa de grupo.
Pasos
Haz clic en el botón New
En la esquina superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón negro New para abrir la ventana New Reservation.Selecciona las fechas de estadía
Elige una fecha de entrada y de salida que estén dentro del rango de fechas del bloqueo de grupo.Selecciona la ocupación
Elige el número adecuado de huéspedes para la reserva.Aplica la tarifa del bloqueo de grupo
Abre el menú desplegable Special Rates y selecciona el Group Block correspondiente en Active Groups.Selecciona una habitación o tipo de habitación
Elige una habitación del inventario disponible asociado al bloqueo de grupo.Continúa al siguiente paso
Haz clic en Continue para revisar opciones adicionales.Agrega artículos de venta adicional (opcional)
Selecciona los artículos de venta adicional que quieras agregar a la reserva, si aplica.Crea la reserva
Haz clic en Create Reservation para guardar la reserva.Asigna un cliente
Asocia un cliente existente o crea uno nuevo para completar la reserva.
Notas
Solo las fechas dentro del rango de fechas del bloqueo de grupo son elegibles para reservar.
Si el bloqueo de grupo no aparece en Active Groups, verifica que aún haya inventario disponible y que la fecha límite no haya pasado.
Cómo reservar un bloqueo de habitaciones en línea
Los huéspedes pueden reservar dentro de un bloqueo de habitaciones de grupo directamente a través del motor de reservas usando el código del bloqueo del grupo. Sigue los pasos a continuación para completar tu reserva.
Pasos
Ve al motor de reservas
Navega al motor de reservas en línea de la propiedad.Selecciona las fechas de tu estadía
Elige una fecha de entrada y de salida que estén dentro del rango de fechas del bloqueo de habitaciones del grupo.Selecciona la ocupación
Elige el número de huéspedes para tu estadía.Abre Special Rates
En Special Rates, selecciona Group Block Code.Ingresa el código del bloqueo de grupo
Ingresa el código de bloqueo que te dieron para el grupo en el campo que aparece.Busca disponibilidad
Haz clic en Search para ver las habitaciones disponibles dentro del bloqueo de grupo.Selecciona una habitación o tipo de habitación
Haz clic en Add to Reservation en la habitación que quieras reservar.Ingresa la información del huésped y de facturación
Proporciona los datos requeridos del huésped y la información de facturación.Confirma tu reserva
Haz clic en Confirm Reservation para completar tu reserva.
Notas
Solo las fechas dentro del rango de fechas del bloqueo de grupo son elegibles para reservar.
Si no aparece ninguna habitación, es posible que el bloqueo esté completamente reservado, haya vencido o que el código se haya ingresado de forma incorrecta.