Con la funcionalidad de Folio, puedes atender a los huéspedes que necesitan dividir una parte de su cuenta. Por ejemplo, dos huéspedes en la misma habitación que quieren compartir el costo, o un viajero de negocios que quiere que sus cargos personales se facturen por separado. Este artículo te guiará con un ejemplo de cómo crear dos folios a partir de una sola cuenta.
Por defecto, todos los elementos de una reserva están en el mismo folio. Cuando creas un segundo folio, puedes mover a él conceptos como las noches de habitación. Esto hace muy fácil identificar quién es responsable de cada cargo, ya que cada folio se puede presentar a cada parte.
Pasos de este artículo:
Paso 1: Activa los folios en la reserva.
Si aún no se han activado los folios, actívalos ahora. Si tienes una pestaña Billing, los folios ya están activados.
Abre la reserva en cuestión.
Haz clic en el ícono Action (el del engranaje).
Selecciona "Enable Folios" y confirma en la ventana emergente.
Paso 2: Haz clic en la nueva pestaña Billing para ver el Folio.
Observa que cuando se activan los folios en una reserva, aparece la nueva pestaña Billing. El Folio #1 se crea automáticamente al activar los folios y contiene todos los cargos y pagos aplicados a la reserva.
Haz clic en la pestaña Billing .
Paso 3: Agrega un segundo folio
Haz clic en el ícono Add sobre el primer folio para agregar otro folio a esta reserva.
En el cuadro de diálogo New Folio, haz clic opcionalmente en "Change" para agregar al folio el nombre de un cliente nuevo o existente.
En el cuadro de diálogo Assign Customer to Folio, agrega el cliente nuevo o existente y luego haz clic en "Assign to folio".
Haz clic en Save para crear el nuevo folio. El nuevo folio aparece debajo del Folio #1, a la izquierda.
Paso 4: Mueve conceptos (cargos) de un folio a otro
En el Folio #1, selecciona el concepto que quieres mover al Folio #2. Puedes seleccionar varios si lo necesitas. Los elementos seleccionados se resaltan en azul.
Haz clic en el ícono Move.
Selecciona el folio al que quieres mover los conceptos indicados, por ejemplo el Folio #2.
Confirma con el botón Move en la ventana emergente. ¡Los conceptos se mueven al folio!
Repite el proceso si es necesario para los demás conceptos o noches de habitación.
Paso 5: Presenta los folios a los huéspedes
Dentro de la pestaña Billing, selecciona el folio que quieres presentar.
Elige la opción Email o Print dentro del folio.
Si eliges Email, selecciona la plantilla (Template), como Basic Folio o Check-out Folio. El Folio se adjunta automáticamente a la plantilla del correo como un PDF. Envía el correo a la dirección que lo necesite.
Si eliges Print, selecciona la plantilla de folio que necesitas y haz clic en Print. En este punto, el navegador y la impresora se encargan de imprimir el documento para que puedas entregárselo a tu huésped.
Paso 6: Cobra los pagos en los folios
Ve a la pestaña Billing. En la pestaña Billing, cada folio tiene su propio botón Add para agregar un pago.
Selecciona el folio en el que quieres cobrar el pago.
Haz clic en el botón verde Add con el signo de dólar (no el botón Payment).
Cobra el pago según sea necesario.
Repite para los demás folios para liquidar el saldo de cada uno.