A veces necesitas una forma de transferir fondos de una reserva a otra. Quizás un huésped tiene un crédito en una reserva que debe pasarse a otra. En el siguiente ejemplo, tenemos $100 que queremos transferir. Lo hacemos con el tipo de pago "Transfer".
Configuración única: crear el tipo de pago Transfer
Sigue este paso si aún no tienes un tipo de pago "Transfer".
Primero, ve a Settings > Payment Types.
Luego, crea un nuevo tipo de pago llamado "Transfer". El nombre es arbitrario. Después de crear este tipo de pago, deberás actualizar la página de tu reserva abierta para ver el nuevo método.
Una vez que tengas el tipo de pago Transfer, puedes usarlo para transferir o mover fondos como se describe a continuación.
Cómo mover los fondos
Este proceso solo toma uno o dos minutos, pero a continuación te explicamos los pasos en detalle.
Abre la cuenta o la reserva que tiene los fondos que se deben transferir hacia afuera. A esta reserva la llamaremos la "primera reserva."
Abre la reserva a la que se deben transferir los fondos hacia adentro. A esa la llamaremos la "segunda reserva." Lo ideal es que tengas ambas reservas abiertas al mismo tiempo.
Es probable que la primera reserva tenga un Remaining Balance en negativo. Normalmente, esto significa que el huésped pagó de más o que le debes dinero al cliente. Probablemente este es el monto que necesitas transferir. En nuestro ejemplo, el Remaining Balance es igual a "-$100."
En la sección Payments, haz clic en el botón de pago verde, selecciona "Transfer" como tipo de pago e ingresa un monto en negativo. Necesitamos transferir $100, así que ingresa: -100
Asegúrate de incluir el guion antes del número para indicar un monto negativo.
En el cuadro Ref number, escribe una nota para tus registros. Recomendamos algo como "TO: XXXXXXXX", donde las X representan el ID de confirmación de la reserva a la que se están moviendo estos fondos (la segunda reserva). En este momento se puede editar la fecha del pago, pero ambos pagos de transferencia deben coincidir.
Haz clic en Take Payment. En nuestro ejemplo, esto deja la cuenta con un saldo restante de $0.00.
Consulta o abre la segunda reserva. En la sección Payments, haz clic en el botón de pago, selecciona nuevamente "Transfer" como tipo de pago e ingresa el monto (esta vez en positivo). Como queremos transferir $100, ingresa: 100
En el cuadro Ref number, escribe una nota para tus registros. Recomendamos algo como "FROM XXXXXXXX", donde las X representan el ID de confirmación de la reserva desde la que se transfirieron los fondos (la primera reserva). En este momento se puede editar la fecha del pago para que coincida con la del otro pago.
Haz clic en Take Payment. ¡El crédito se aplicó a la nueva cuenta!
Con esto, has aplicado efectivamente el cargo anterior (o una parte de ese cargo original) a la nueva reserva.
Consejo: Si necesitas mover fondos que se cobraron fuera de ThinkReservations, por ejemplo en una terminal de tarjetas de crédito, y esos fondos aparecen como "Third Party Credit Card Processor", sigue los mismos pasos de arriba. En lugar del método de pago "Transfer", puedes usar Third Party Credit Card Processor como tipo de pago.
Esto básicamente equilibra tus libros en ThinkReservations, de modo que, aunque el cliente pagó en otra cuenta, la reserva muestra que ya pagó. Tus reportes reflejarán con precisión cuándo y cuánto pagó.
Los reportes de ThinkReservations muestran los dos pagos, pero como tienen la misma fecha y montos iguales pero opuestos, se cancelan perfectamente entre sí. Como agregamos una nota útil en el cuadro Ref number, podemos identificar más fácilmente a dónde van los fondos y de dónde vinieron.