Si necesitas reembolsar a un cliente o huésped, sigue los pasos que aparecen a continuación. El proceso es un poco diferente según el método de pago que se vaya a reembolsar.
Reembolso de un pago con tarjeta de crédito
Primero, asegúrate de poder identificar correctamente un pago con tarjeta de crédito; esto es fundamental. Los clientes que hayan pagado con tarjeta de crédito en ThinkReservations a través de tu procesador de pagos configurado actualmente mostrarán el tipo de tarjeta seguido de los últimos cuatro dígitos de la tarjeta y el estado del pago.
El tipo de pago será "Credit Card".
1) Abre la cuenta que contiene el pago que necesitas reembolsar.
2) Haz clic en la transacción de pago que deseas reembolsar y las acciones disponibles se activarán.
3) Haz clic en Refund e ingresa el monto que deseas reembolsar al cliente en el cuadro emergente que aparece. Por ejemplo, si necesitas reembolsar $45.80 a un huésped, ingresa: 45.8
Si tu única opción es Void y no reembolsar, es porque la transacción aún está pendiente de liquidación. Solo puedes reembolsar dinero a un cliente cuyo pago ya se haya liquidado correctamente con tu procesador de pagos. Anula la transacción y vuelve a cobrar el monto correcto si tienes la oportunidad de hacerlo.
4) Haz clic en Refund Payment.
5) Si lo deseas, puedes contactar a tu huésped y enviarle por correo una cuenta actualizada.
Ten en cuenta que los reembolsos pueden tardar de 7 a 10 días hábiles en procesarse en la tarjeta que se cobró originalmente, dependiendo del banco del cliente.
Reembolsos de tarjetas de crédito de terceros, terminal o importadas:
Si el cliente pagó fuera de ThinkReservations o con un "Third Party Credit Card Processor", debes usar ese sistema o procesador externo para reembolsarle. Una situación común es la de los pagos importados de tu sistema anterior. Si no puedes reembolsar la tarjeta con el sistema o procesador original, debes devolverle el dinero al cliente de otra manera. Una vez que hayas devuelto los fondos (con un cheque o certificado) a tu huésped, indica en la cuenta que le has reembolsado para mantenerla precisa. ¡Actualiza la cuenta en ThinkReservations solo después de haber completado realmente el reembolso fuera de ThinkReservations!
Para registrar un reembolso de un pago de "Third Party Credit Card Processor" o "Terminal", reembolsa al cliente con el sistema con el que se le cobró, si es posible. En ThinkReservations, haz clic en el pago y luego en "Refund", de la misma manera que harías un reembolso de tarjeta de crédito. Esto solo actualizará la cuenta, así que asegúrate de hacerlo únicamente después de haber completado realmente el reembolso fuera de ThinkReservations.
Nota: Otros tipos de pago pueden tener la opción "Refund". Sin embargo, ten en cuenta que solo las transacciones con tarjeta de crédito que se cobraron mediante el procesador de pagos configurado en ThinkReservations, a través de ThinkReservations, pueden tanto mostrar un registro de que se realizó un reembolso como devolver el dinero a esa tarjeta de crédito. Solo aquellas que se ven como el primer ejemplo (Credit Card o E-Charge) devolverán los fondos a la tarjeta del cliente automáticamente al usar el enlace naranja "Refund".
Reembolso al cliente con un cheque
A veces necesitas enviar por correo un cheque a tu huésped para emitirle un reembolso. Si emites un cheque en lugar de un reembolso a la tarjeta de crédito, te sugerimos pedir a tus huéspedes una confirmación escrita de recepción.
Si necesitas reembolsar al cliente con un cheque, sigue estos pasos:
Abre la reserva en cuestión.
Haz clic en uno de los botones verdes de Payment.
Cambia el PAYMENT TYPE a Check.
Ingresa el monto del cheque que enviarás a tu huésped en negativo (con un guion al frente) en el cuadro AMOUNT.
Por ejemplo, si necesitas reembolsar $353.15, ingresa -353.15 en el cuadro.Ingresa una nota opcional en el cuadro REFERENCE NUMBER. Recomendamos que el número del cheque vaya aquí.
Haz clic en Take Payment. La cuenta se actualizará.
Reembolso de un pago con certificado de regalo
Si el pago se hizo con un certificado de la casa que existe en ThinkReservations, sigue pasos similares a los del reembolso de una tarjeta de crédito para devolver los fondos al certificado y actualizar la cuenta.
Haz clic en el pago del certificado para seleccionarlo. Se pondrá azul.
Haz clic en el botón Refund.
Ingresa el monto que se devolverá al certificado.
Haz clic en Refund Payment. Los fondos se devuelven al certificado y el folio se actualiza.
