Las políticas de cancelación te ayudan a definir y automatizar cómo se manejan las cancelaciones y sus cargos en tu propiedad. Puedes configurar estas políticas en cualquier cuenta, pero la experiencia del huésped será diferente según uses ThinkWeb o el motor de reservas anterior (legacy).
Resumen de la experiencia del huésped
Para clientes de ThinkWeb
Los huéspedes que reservan en línea y crean una cuenta de ThinkTravel pueden:
Ver sus reservas existentes directamente en su cuenta.
Cancelar sus reservas en línea.
Cuando un huésped cancela en línea, se aplicará automáticamente la política de cancelación que configuraste en ThinkReservations.
Nota: Los huéspedes solo pueden cancelar sus reservas en línea si el tipo de tarifa que reservaron tiene una política de cancelación asociada. Si no hay una política de cancelación configurada para ese tipo de tarifa, se le pedirá al huésped que llame a la propiedad para cancelar su reserva.
Para clientes del motor de reservas anterior (legacy)
Los huéspedes no tendrán la opción de cancelar en línea.
Sin embargo, la Cancellation Policy que configuraste se seguirá aplicando automáticamente; es decir, los cargos por cancelación se calcularán y se aplicarán por ti cuando las cancelaciones se procesen internamente.
Cómo crear una nueva política de cancelación
Ve a Settings → Cancellation Policies
Si no ves el enlace en Room Configuration, puedes ir directamente a:
https://manage.thinkreservations.com/settings/cancellation-policies
Haz clic en NEW en la esquina superior derecha.
Dale a tu política un nombre claro, como “Standard Policy”.
4. De forma predeterminada, no se aplica ningún cargo por cancelación. Si tienes un cargo por cancelación de cualquier tipo, haz clic en Edit en General Rule para configurar los plazos y los cargos.
5. Haz clic en Add a time period para definir cómo se aplican los cargos según el momento en que ocurren las cancelaciones.
Puedes agregar varios períodos si tu política cambia a medida que se acerca la llegada.
Ejemplo:
Un hotel podría usar estas reglas:
Cargo fijo de $50 por cancelación para todas las reservas.
Se cobra el 50 % del total si se cancela dentro de los 30 días previos a la llegada.
Se cobra el 100 % del total si se cancela dentro de los 7 días previos a la llegada.
Cuando termines, haz clic en Apply and Close.
Cobro de impuestos sobre los cargos por cancelación
Al configurar tus reglas de cancelación, el sistema maneja los impuestos de forma diferente según el tipo de cargo seleccionado y tu configuración.
Cargos por porcentaje y por noches: Los impuestos de habitación siempre se aplican a los cargos por cancelación calculados como
% of totalo# of nights.Cargos fijos: Los impuestos se aplican a los cargos fijos de forma predeterminada, a menos que se desactiven específicamente.
Configuración importante: Si no quieres cobrar impuestos en las cancelaciones de tarifa fija, debes activar el interruptor llamado "Do not collect taxes for flat fees" en la parte superior del editor de políticas.
Cómo agregar excepciones
Si tu política cambia en fechas especiales (por ejemplo, días festivos o eventos locales), puedes agregar excepciones para reemplazar la regla general.
Por ejemplo:
Cargos por cancelación más altos durante la temporada alta.
Estadías no reembolsables durante los fines de semana de eventos importantes.
Último paso: aplica tu política de cancelación a cada tipo de tarifa
Para que tu política de cancelación surta efecto, debes asignarla a los tipos de tarifa correspondientes.
Ve a Settings → Rate Types.
Selecciona el tipo de tarifa que quieres actualizar.
En la pestaña Details, busca la sección Cancellation Policy y elige la política que quieres aplicar.
Haz clic en Save.
Repite estos pasos para cada tipo de tarifa que deba usar esta política.
Cómo configurar los tipos de tarifa para que se ajusten a tu política de cancelación
Cada tipo de tarifa solo puede vincularse a una política de cancelación.
Esto significa que, si ofreces políticas diferentes según la duración de la estadía, necesitarás tipos de tarifa separados para cada caso.
Ejemplo:
Reservas de menos de 1 semana → tarifa “Standard” con una política de cancelación.
Reservas de 1 semana o más → tarifa “Extended Stay” con una política de cancelación diferente.
Para administrar esta configuración:
Crea un tipo de tarifa con un max qualifier de 6 (noches).
Crea otro con un min qualifier de 7 (noches).
Nota importante sobre tu política de cancelación escrita
La política de cancelación configurada en Business Settings → Cancellation Policy es la política escrita que tus huéspedes ven realmente al reservar en línea. Este texto debe ser completo, preciso y reflejar todas las posibles reglas de cancelación que puedas aplicar.
Ten en cuenta que la configuración de la política de cancelación en ThinkReservations solo determina cómo se calculan y se aplican los cargos; no controla el texto que se muestra a los huéspedes. Por eso, la política escrita debe explicar claramente cada escenario, cargo y condición que quieras que los huéspedes conozcan antes de reservar.
Para mayor claridad y consistencia, también recomendamos incluir tu política de cancelación completa al final de tus correos de confirmación, para que los huéspedes la tengan por escrito después de reservar.
Nota importante sobre los impuestos en los cargos por cancelación
Al configurar tu artículo de cargo por cancelación en Settings → Items, asegúrate de que esté configurado con todos los impuestos que podrían aplicarse a un cargo por cancelación. Piensa en cada escenario, especialmente en los casos en que puedas cobrar un cargo de cancelación del 100 %, y verifica que el artículo incluya los impuestos que normalmente se aplicarían a ese monto. Así, si un cargo por cancelación lleva impuestos en ciertas situaciones, ThinkReservations podrá calcularlo correctamente.
Consejos para el éxito
Revisa cada tipo de tarifa para asegurarte de que esté vinculado a la política de cancelación correcta.
Comunica claramente tu política a los huéspedes en los correos de confirmación y en tu página de reservas.