¡Tomar una reserva por teléfono es fácil! Puedes realizar todos los pasos mientras estás al teléfono con el huésped: informar al cliente sobre tu disponibilidad, crear la reserva, tomar su información, registrar un depósito y enviar el correo de confirmación.
Aquí tienes cómo tomar una reserva por teléfono, paso a paso:
Paso 1: Abre el Modal de 'Nueva Reserva'
Paso 2: Elige un tipo de habitación y tarifa
Paso 3: Añadir Artículos de Venta Adicional
Paso 4: Asociar un huésped a la reserva
Paso 5: Añadir Notas de la Reserva
Paso 6: Tomar o Registrar un Pago
Paso 7: Enviar el Correo de Confirmación
Paso 1
Abre el Modal de 'Nueva Reserva’
Para ver las habitaciones y tarifas disponibles para las fechas preferidas del huésped, haz clic en "Nuevo" en la parte superior derecha de la página del calendario.
Paso 2
Elige un tipo de habitación y tarifa
La primera página del modal de Nueva Reserva es donde ingresarás las fechas de estadía y el número de huéspedes. También puedes elegir Tarifas Especiales. Cambiar estas variables actualizará la lista de opciones de habitación y tarifa que aparecerán debajo de los criterios de búsqueda.
En la sección inferior, puedes usar los desplegables de Tipo de Tarifa para ver las opciones de precio (el precio más bajo para esa habitación, según tus criterios de búsqueda, será el precio por defecto mostrado) y luego seleccionar una habitación usando la casilla de verificación a la izquierda. Una vez que hayas seleccionado una habitación y el tipo de tarifa correspondiente, haz clic en "Continuar" en la parte inferior derecha.
Nota: En un dispositivo móvil, si tienes habilitada la opción de Soporte para Vista Móvil, la pantalla anterior se dividirá en dos páginas: una para ingresar los criterios de búsqueda y la siguiente para elegir una habitación y tipo de tarifa.
Paso 3
Añadir Artículos de Venta Adicional
Si tu negocio ofrece artículos adicionales, se te preguntará si necesitas añadir alguno a esta reserva. La experiencia aquí es similar a la de un huésped reservando en el motor de reservas en línea. Selecciona uno o más artículos con la casilla de verificación a la izquierda del artículo. Puedes ajustar el precio más tarde si es necesario. Haz clic en "Crear Reserva". Esto creará la reserva y te llevará a la página de la reserva, donde puedes pasar al Paso 3.
Paso 4
Asociar un huésped a la reserva
A la izquierda, haz clic en el icono de signo más para añadir un huésped a la reserva. En el modal de Buscar Cliente, escribe el nombre del huésped en la barra de búsqueda. A medida que escribes, se mostrará una lista de clientes existentes que coinciden con el nombre proporcionado. Si el cliente no aparece, puedes hacer clic en "Crear Nuevo Cliente..." justo debajo del nombre. Si hay una coincidencia, verifica que sea el mismo huésped. Si puedes verificar que el cliente coincide, haz doble clic en el nombre del cliente y se aplicará a la factura. Si la información del cliente no está en el sistema, haz clic en "Crear Nuevo Cliente..." para abrir un formulario de entrada de cliente. Ingresa la información del huésped. Ten en cuenta que la sección de notas es para notas privadas del huésped. Esas notas se guardan con el cliente cada vez que se aloja. Crea al cliente al final cuando hayas terminado.
Paso 5
Añadir Notas de la Reserva
A continuación, puedes escribir notas específicas de la reserva:
Acomodaciones especiales
Restricciones dietéticas
Nombres de huéspedes adicionales
Hora de llegada
Estado de exención de impuestos
También puedes tener campos personalizados para llenar, como:
Notas de limpieza
Cómo te enteraste de nosotros?
Motivo de la estancia?
Reservas para la cena
Paso 6
Tomar o Registrar un Pago
El siguiente paso es retener una tarjeta de crédito para el cliente. Para hacerlo, haz clic en el botón "Agregar Tarjeta de Crédito" en el lado derecho de la página bajo TARJETAS DE CRÉDITO DE RESERVA. Ingresa el número de la tarjeta de crédito sin espacios ni guiones. Ingresa la fecha de expiración, el CVV y el código postal de facturación. Marca la casilla "Asignar al Cliente" si es necesario. Haz clic en "Agregar Tarjeta" cuando hayas terminado. La página se actualizará automáticamente. Puedes saber que la tarjeta de crédito ha sido retenida porque se muestra el tipo de tarjeta, los últimos cuatro dígitos de la tarjeta registrada y el nombre del titular de la tarjeta.
Si necesitas tomar un depósito para este huésped, haz clic en el botón de Pago en la sección de Pagos. La caja de TIPO DE PAGO se configurará por defecto a Tarjeta de Crédito. Este tipo de pago cargará electrónicamente la tarjeta de crédito del cliente. Notarás que se muestran los últimos cuatro dígitos de la tarjeta de crédito ingresada por el cliente. Edita el monto a cargar al huésped si es necesario y haz clic en "Tomar Pago".
Paso 7
Enviar el Correo de Confirmación
El último paso es enviar al huésped un correo de confirmación. Ten en cuenta que los correos de confirmación no se envían automáticamente para reservas creadas manualmente. Se envían automáticamente solo si el huésped ha reservado la reserva en línea a través de tu sitio web o un OTA. Dado que estás creando la reserva y hay muchas variables y posibles excepciones, necesitarás enviarlo. Hacerlo es fácil: haz clic en el icono de correo en la parte superior derecha de la reserva. Elige la plantilla de correo apropiada de la lista ("Correo de Confirmación" estará seleccionado por defecto). Haz ediciones al cuerpo del correo si es necesario; puedes editar los siguientes elementos:
Dirección del destinatario, incluyendo añadir direcciones adicionales separadas por una coma
El asunto del correo
El cuerpo principal del correo
Cuando estés listo, haz clic en el botón "Enviar" en la parte inferior para enviar el correo personalizado a tu huésped. Un historial de todos los correos enviados se rastrea en la pestaña de Historial en la parte superior de esa reserva.
En el Calendario de Reservas, notarás que la reserva existe para el día(s) y habitación(es) que reservaste. El color de la reserva indica el estado del pago.